Надання авансу в гривнях на закордонне відрядження: за яким курсом розрахувати добові?

Згідно з п. 5 П(С)БО 21 операції в іноземній валюті під час первісного визнання відображаються у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті із застосуванням валютного курсу на початок дня, дати здійснення операції (дати визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів та витрат).

У даній конкретній ситуації необхідно враховувати два важливі моменти:

• якщо добові витрати в Положенні про відрядження встановлено саме в іноземній валюті – то при складанні авансового звіту необхідно використовувати суму у валюті за перерахунком у гривню за курсом НБУ;
• аванс на відрядження (у розмірі добових) видавався у гривні, а не у валюті, тому Положення п. 5 П(С)БО 21 в частині виданого авансу не застосовуються.

Таким чином, сума добових при подані авансового звіту працівником перераховуються за курсом на дату затвердження такого авансового звіту, оскільки саме на цю дату у підприємства виникають  витрати на оплату добових відрядженим працівникам. При цьому, видача авансу не впливає на визначення курсу, оскільки такий аванс видавався в гривні.

Якщо виданих авансових коштів не вистачає для покриття розрахунків з працівником, їх відшкодовують після надання авансового звіту. Така заборгованість визначається у валюті, в даному випадку – в доларах США, та перераховується у гривні на дату затвердження авансового звіту.

Доки роботодавець не розрахувався з працівником за понесені ним перевитрати у відрядженні, бухгалтер матиме справу з валютною кредиторською заборгованістю перед працівником, тобто монетарною статтею, за якою визначаються курсові різниці на дату балансу та на дату погашення заборгованості (п. 8 П(С)БО 21):

1. якщо курс НБУ зростає від дати затвердження авансового звіту до дати балансу або дати погашення заборгованості, відображаються витрати проведенням Дт 945 Кт 372;
2. якщо він знижується — відповідно, визнається дохід кореспонденцією Дт 372 Кт 714.

Якщо ж навпаки, фактично виходить так, що працівник отримав суму коштів в гривнях більше, ніж при перерахунку за курсом подання авансового звіту – він зобов’язаний повернути відповідну різницю на рахунок підприємства або в касу.