Збільшення окладів у штатному розписі: чи слід видавати наказ під кожного працівника?

Штатний розпис на підприємстві розробляється на підставі внутрішніх документів, а саме:

• структури підприємства;
• положення про оплату праці.

Штатним розписом встановлюється:

• структура підприємства;
• штат;
• посадові оклади працівників.

Загальної типової форми штатного розпису законодавство не визначає. Винятком є лише бюджетні організації, яким наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. №57 було затверджено типову форму штатного розпису. Уніфікована форма штатного розпису, яку можна використати як зразок  для розробки власної  форми міститься в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (схвалено Методичною комісією Державного комітету архіві України 20.06.2006 р., протокол №3). 

Коли необхідно внести зміни  до штатного розпису, то у такому випадку слід видати наказ. Якщо структура підприємства не зазнає значних змін, у перезатвердженні штатного розпису немає потреби. Достатнім буде зазначення в наказі, які саме зміни вносяться, а саме:

• назва та код нової посади;
• структурний підрозділ, до якого вводиться нова одиниця;
• розмір посадового окладу.

У випадку структурної перебудови підприємства, слід видати наказ, яким затверджується новий штатний розпис, одночасно з цим скасовується старий штатний розпис.

У випадку зменшення посадових окладів працівників слід попередити за два місяці до введення змін (ст. 30, ст. 103 КЗпП). У такому випадку зміни до штатного розпису вносяться заздалегідь, але вони набирають чинності з моменту спливання терміну 2 місяці.

Якщо йдеться про підвищення заробітної плати, у т. ч. у зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати, попереджати про таке підвищення за два місяці не потрібно. 

Та й тут є свої нюанси – все одно потрібно видавати накази: один про внесення змін до штатного розпису, а другий - наказ про підвищення посадового окладу для конкретного працівника.

Зауважимо, що прізвища в штатному розписі не зазначаються. 

Види наказів 

Накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до: 

• наказів з основної діяльності — в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;
• наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання — в інших організаціях (Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578/5).

Накази з основної діяльності

Наказ про внесення змін до штатного розпису належить до наказів з основної діяльності.  Нормативно-правовими актами з діловодства  не зазначається обов’язку щодо ознайомлення працівників з наказами з основної діяльності.  Ці накази погоджуються (візуються) особами організації відповідно до встановленого порядку погодження документів на підприємстві. У  наказі про затвердження штатного розпису або про внесення змін до штатного розпису  доручається  керівнику кадрової служби підготувати індивідуальні накази про зміни посадових окладів конкретним працівникам.

Індивідуальні кадрові накази 

Як зазначено вище, такі накази зберігають тривалий термін, а саме 75 років. З наказом з кадрових питань працівника, щодо зміни окладу слід ознайомити під особистий підпис. Оскільки,  на підставі цього наказу працівнику нараховуватиметься заробітна плата у новому розмірі, а не на підставі штатного розпису.