Переходящие больничные: начисляем правильно

Вопрос: Больничный предоставлен в июне, болела с 27.05.15 по 08.06.2015. Как в отчете по ЕСВ додаток 4 таблице 6 отобразить эти больничные, если сотрудница продолжает болеть и следующий больничный у нее с 09.06.15 по июль 2015 (еще не предоставлен)? За май начисленно 258,78 и июнь 431,30 грн (сума дохода меньше минимальной зарплаты 1218 грн). В 1-ДФ сумма больничних под каким кодом?

Ответ: В соответствии с действующим Приказом МФУ №435 oт 14.04.2015, которым утверждён Порядок формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, в отчете по ЕСВ доходы сотрудников должны отражаться в том отчетном периоде, в котором произведено их начисление. На этом требовании в свое время неоднократно обращали внимание еще специалисты пенсионного фонда, когда этот отчет находился в их ведении. Выполнение этой нормы необходимо для правильного и полного формирования пенсионного стажа сотрудников.

Поэтому в данном случае у Вас есть два варианта отражения «переходящих» больничных:

• Поскольку больничный сдан в бухгалтерию 08.06.2015 г, а отчет по ЕСВ за май нужно подать до 20.06.2015 г., то до граничного срока подачи отчета, он вполне может быть проведен и оплачен. Рассмотрим этот вариант. В данном случае при подаче отчета ЕСВ за май 2015, в таблице 6 Приложения 4 по данному сотруднику Вы должны заполнить две строки. В первой строке ставим признак дохода застрахованного лица (графа 9, таблицы 6 приложения 4) 1 или 2 (в зависимости от того обычный это сотрудник или работающий инвалид), в графе 11 ставим период май 2015 года, количество дней пребывания в трудовых отношениях ставим 26 (без учета 5 дней больничного) - это фактики отработанное время сотрудником, за которое ему и начислена зарплата. Далее ставим сумму заработной платы, начисленной этому сотруднику за фатически отработанное в мае время, удержанный и начисленный ЕСВ и пр. Во второй строке в графе признак дохода застрахованного лица ставим 29 или 36 в зависимости от того, кто у Вас болел инвалид или обычный сотрудник, период начисления так же будет май 2015 года, далее в графе 13  ставим количество дней временной нетрудоспособности. Здесь нужно обратить Ваше внимание на то, что хотя и оплачивается три рабочих дня больничного с 27 по 29 мая, на больничном сотрудник находится 5 календарных дней в мае с 27 по 31. Поэтому для того, чтобы месяц полностью вошел в пенсионный стаж сотрудника в этой графе нужно поставить 5. В сумме с предыдущей строкой, где мы указали 26 фактически отработанных дней, получиться 31, что равняется количеству календарных дней в мае. Аналогичным образом Вы заполняете отчет и за июнь 2015 года. Отдельной строкой показываете начисленную зарплату (если таковая будет) и отдельной строкой показываете больничный.

• Может случиться так, что до 20.06.2015 г. больничный не будет оформлен и оплачен. Тогда он должен быть отражен в отчете по ЕСВ за июнь 2015 года. В нем по этому сотруднику нужно заполнить будет три строки. В первой больничный начисленный в мае 2015 г. (5 дней, как это было описано выше). Причем обязательно нужно указать, что период начисления именно май 2015 года. Во второй строке больничный приходящийся на июнь 2015 года. В третьей строке будет зарплата этого сотрудника за июнь (если она будет начисляться).

В любом из месяцев (мае или июне) возможна ситуация, когда совокупный доход, начисленный Вашему сотруднику (зарплата + больничный), будет меньше минимальной заработной платы. Тогда разницу между минимальной заработной платой и суммой фактически начисленного дохода должна попасть у Вас в графу 19 отчета ЕСВ за соответствующий месяц. 

В отношении того, что сама сумма больничных меньше, чем минимальная заработная плата, хотим Вам напомнить, что для целей обложения ЕСВ считается совокупный доход за отчетный период (зарплата + больничный в Вашем случае), а не каждая его составляющая в отдельности. Хотя в тексте вопроса Вы не приводите суммы начисленной зарплаты в мае 2015 года, из суммы начисленных больничных можно судить о том, что совокупный доход этого сотрудника будет выше минимальной заработной платы. Причем как в мае 2015 года, так и в июне 2015 года.

Относительно признаков дохода, с которыми должны отражаться суммы больничных в отчете по форме 1-ДФ, то здесь и оплата больничного листа (причем вся и за счет предприятия, и за счет фонда социального страхования), и  заработная плата отражаются с признаком дохода 101, поскольку для целей обложения НДФЛ данные доходы относятся к одному типу.