Повернення кредиторської заборгованості за авансовими звітами - тільки за письмовою вимогою працівника

Ситуації, коли працівники підприємства спочатку за власні кошти придбавають товарно-матеріальні цінності, а лише потім отримують відповідну компенсацію понесених ними витрат, є досить поширеними. Водночас прямої заборони щодо здійснення таких операцій, тобто здійснення працівником витрат без отримання авансу, законодавством не передбачено.

Щоб з'ясувати, якими нормативно-правовими актами керуватися, треба визначитися, що це за відносини за своєю суттю?

Коли працівник придбаває товарно-матеріальні цінності для підприємства, він діє від імені та за рахунок іншої особи. У цьому разі слід застосовувати положення ЦКУ, а саме: норми про договір доручення (якщо мав місце наказ або якесь розпорядження, довіреність тощо керівництва). Проте на практиці зазвичай жодні довіреності та договори доручення з підзвітними особами не оформляються. У такому разі цивільні відносини передбачають право на вчинення дій у майнових інтересах іншої особи без її доручення (ст. 1158 ЦКУ). У подальшому, відповідно до ст. 1160 ЦКУ, підзвітна особа має право на відшкодування фактично понесених нею витрат. Звісно, за умови що вона надасть звіт з усіма підтвердними документами, а також всі ТМЦ, які було одержано (ст. 1159 ЦКУ), і цей звіт буде затверджено керівником, тобто буде підтверджена доцільність таких витрат.

На віднесення зазначених відносин до цивільно-правових також вказує пп. 170.9.2 ПКУ, згідно з яким звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку або завершує таке відрядження, або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Аналогічна позиція ДПСУ викладена в ЄБПЗ (підкатегорія 07.16), де зазначено, «що питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб'єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України. Нормами Податкового кодексу України та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції державної податкової служби».

Отже, розглядаючи можливість списання кредиторської заборгованості за авансовими звітами, слід дотримуватися тих строків та перебігу позовної давності, що встановлені саме нормами ЦКУ. Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки. За загальним правилом ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання. Проте законодавством прямо не визначено термін повернення витрат за рахунок зайво витрачених сум підзвітної особи. На практиці ж доволі рідко працівник, надаючи звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Слід зазначити, що Мінфін у листі від 10.08.2009 р. №193/06/186-09 роз'яснив, що строк компенсації підприємством підзвітному працівникові витрат, здійснених понад суми, які були видані під звіт, чинним законодавством не встановлено. Для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат.

Таким чином, доки працівник не звернеться до підприємства з письмового вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після пред'явлення вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ). I тільки наприкінці зазначеного терміну, в податковому періоді, коли мине позовна давність, така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної (пп. 14.1.11 ПКУ) та підлягатиме списанню до складу інших доходів на підставі пп. 135.5.4 ПКУ. Якщо ж підприємство не отримувало жодних вимог про повернення, підстав для списання зазначеної заборгованості немає.