Звітування за кошти, що видані на відрядження

Для підприємств, які фінансуються з бюджету, діє Iнструкція №59, за якою службове відрядження — це поїздка працівника установи за вказівкою її керівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення. Але ця Інструкція №59 не діє для підприємств, які не фінансуються з бюджету, тому ці підприємства повинні самостійно виначити, що вони вважають відрядженням і зафіксувати це визначення у наказі керівника або положенні про відрядження.

Оплата праці за виконану роботу у відрядженні здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, але розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку (Порядок №100).

Відповідно до ст. 121 КЗпП працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються в порядку і розмірах, установлюваних законодавством:

• добові за час перебування у відрядженні;
• вартість проїзду до місця призначення і назад;
• витрати щодо найму жилого приміщення.

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається у разі:

• наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО (а отже, і ВЗ);
• використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Згідно з пп. "а" пп. 170.9.3 ПКУ документальне підтвердження суми, зокрема фактичних витрат на відрядження здійснюється шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

Тобто, якщо працівнику виплачувалися тільки добові готівкою, то оподаткованого доходу за таким відрядженням в нього немає, тому що відбулося отримання готівки в межах суми добових. І подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. Звісно, якщо він не використовував готівку на інші витрати, крім добових. 

Або, наприклад, якщо працівник повернувся з відрядження, надав усі документальні докази перебування у відрядженні та понесених витрат (за наявності) і повернув увесь невикористаний залишок коштів, оподаткованого доходу за таким відрядженням в нього немає. Тож і подавати авансовий звіт він не зобов’язаний. 

Але працівник може подавати авансовий звіт після кожного відрядження, якщо роботодавець цього вимагає. Тоді у ситуації, що розглядається, працівник повинен надати авансовий звіт про використання коштів, виданих йому під звіт 29.11.2024 року на відрядження (з 29.11.2024 по 13.12.2024 рр.), до 31.01.2025 року, бо саме у грудні закінчується його відрядження. Але, повторюємо, законодавство таких вимог вже не містить.