Електронний документообіг регулюється Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. №851-IV (далі – Закон №851).
Відповідно до ст. 5 Закону №851 електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами (на екрані) або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Згідно з ст. 6 Закону №851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються Законом «Про електронний цифровий підпис».
У ст. 7 Закону №851 зазначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронний цифровий підпис».
Правовий статус електронного документа та його копії визначено у ст. 8 Закону № 851. Зокрема:
- юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму;
- допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму;
Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:
1) свідоцтва про право на спадщину;
2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
3) у інших випадках, передбачених законом.
Отже, електронні документи мають таку ж юридичну силу для цілей обліку та оподаткування, як і паперові документи. Вимагати акт на паперовому носії немає законних підстав, адже електронний акт теж має юридичну силу. Для зручності роботи електронні докумнети можуть роздруковуватися на папері, але слід мати на увазі, що така роздруківка юридичною сили не має, якщо на ній немає такого обов'язкового реквізиту, як підпис особи, що приймала участь у здійсненні господарської операції.
Але при цьому сторони можуть за своєю згодою формувати і паперові документи у загальному порядку, з зазначенням всіх обов'язкових реквізитів відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік.