Втрата первинних документів

Відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік-1, бухгалтерський облік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. А підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти їх здійснення. Підприємство має забезпечити їх належне зберігання протягом встановленого строку (ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік).

Частиною 3 ст. 8 Закону про бухоблік визначено, що відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Порядок зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами, їхніми об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності затверджено Положенням №88-2. Відповідно до п. 6.10 цього Положення, у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджує керівник підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебувають підприємство, установа, а також державній податковій інспекції — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами, у 10-денний строк.

1- Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.

Зауважимо, що до функцій комісії входить лише з’ясування переліку документів, які зникли, та причин, з яких це сталося. Питаннями відновлення документів така комісія не займається. Наслідки для підприємства залежатимуть від того, чи вдасться відновити первинні документи. Згідно з п. 44.1 ПКУ, з метою оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством. Пунктом 44.3 ПКУ встановлено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у пункті 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи. Якщо ж документи втрачено, пошкоджено або достроково знищено, підприємство зобов’язане у 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити орган ДПС за місцем обліку в порядку, встановленому для подання податкової звітності, та митний орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації. Водночас підприємство зобов’язане відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до органу ДПС, митного органу (п. 44.5 ПКУ).

Таким чином, підприємство може протягом 90 днів відновлювати загублені документи, не вносячи при цьому зміни до вже поданої звітності.

Платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами. Водночас пунктом 138.2 ПКУ визначено, що витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухобліку. Витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими первинними документами, не включаються до складу витрат та не враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку (пп. 139.1.9 ПКУ). Проте ситуація з формуванням витрат може змінитися, якщо первинні документи вдасться відновити. Так, пунктом 138.11 ПКУ визначено, що до складу податкових витрат включаються суми витрат, не віднесених до складу витрат минулих звітних податкових періодів у зв’язку із втратою, знищенням або зіпсуттям документів, що підтверджують здійснення витрат, установлених розділом III ПКУ, та підтверджених такими документами у звітному податковому періоді. У разі відновлення первинних документів зазначені витрати враховуються в періоді, в якому воно здійснено. Від цього залежатиме і розподіл таких витрат за видами: витрати, здійснені в минулі звітні роки, відображаються у складі інших витрат, а витрати, здійснені у звітному податковому році, — у складі витрат відповідної групи (собівартості, адміністративних тощо).

Якщо ж первинні документи, на підставі яких підприємство вже сформувало та подало податкову звітність, не вдасться відновити протягом 90 днів, воно має самостійно зробити відповідні коригування, подати уточнюючі розрахунки (сторнувати податковий кредит, зменшити витрати тощо).