Про передоручення права підписувати касові документи слід подбати до відпустки керівника, бухгалтера, касира

Кожен бухгалтер пам’ятає про низку касових документів (і не лише касових), які повинен підписувати керівник (бухгалтер, касир). Так, у Положенні про касові операції-¹чітко зазначено, на яких саме документах має бути підпис керівника (бухгалтера або касира).

Тож без підпису директора не обійтися на видаткових касових документах: видатковому касовому ордері (далі — ВКО) та відомості на виплату грошей (п. 3.4 Положення про касові операції). I, звісно ж, без підпису директора не буде затверджено і звіт про використання коштів-².

¹ -Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

^2- Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. №996. 

Бухгалтер також повинен поставити свій підпис на прибутковому касовому ордері (далі — ПКО), ВКО, відомості на виплату грошей та на звіті про використання коштів (пункти 3.3 та 3.4 Положення про касові операції). I в касира чимало писанини. Адже саме він оформлятиме і підписуватиме ПКО та ВКО, а крім того, провадитиме виплату через відомості на виплату грошей.

А от щоб не залишити підприємство без таких необхідних підписів на касових документах, радимо, щоб керівник заздалегідь подбав про передоручення права підписувати касові документи іншим особам. Зокрема, на таку можливість вказують пункти 3.3 та 3.4 Положення про касові операції, де зазначено, що замість бухгалтера підписувати касові документи може й особа, уповноважена керівником підприємства.

Так само і в ситуації з касиром — керівник може доручити такі обов’язки іншій особі — навіть самому собі або бухгалтеру. Та не варто забувати, що з таким касиром (особою, що тимчасово заміняє касира) вам слід укласти договір про повну матеріальну відповідальність (п. 4.8 Положення про касові операції). Та й сам директор для того, щоб рух готівки на підприємстві на час його відпустки (відсутності) не зупинявся, повинен передоручити всі права підписування касових документів іншій особі (це може бути бухгалтер, головний менеджер тощо).

Щоб передати обов’язки керівника (бухгалтера, касира) з підписування документів іншим особам, керівнику підприємства слід видати наказ, у якому чітко прописати, хто саме з працівників підписуватиме касові документи на період відсутності керівника (бухгалтера, касира) (ст. 8 Закону про бухоблік-¹). Скласти такий наказ можна в довільній формі.

Увага! Навіть якщо керівник виконує обов’язки і касира, і бухгалтера у період їхньої відпустки, він не повинен забувати у касових документах ставити підписи за всіх, кого заміняє, а також за себе. На це вказують і спеціалісти НБУ в листі від 14.02.2012 р. №11-117/708-1645.

Зауважимо, що непроставлення хоча б одного підпису в касових документах може спричинити застосування податківцями санкцій, передбачених, зокрема, ст. 1 Указу №436-².

¹ Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

² Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».