Оформлюємо акт, як первинний документ

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення.

Вимоги до первинних документів, зокрема обов’язкових реквізитів, які повинні зазначатись у підтвердному документі, передбачені у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положенні №88.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: 

• назву документа (форми); 
• дату і місце складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ; 
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; 
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; 
• особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис", або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

При оформленні первинних документів вирішальне значення має не лише те, про що сторони домовилися у договорах, а й те, що вони вчинили фактично, тобто не зміст зобов'язання, а саме його фактичне виконання.

У листі Мінфіну від 14.03.2012 р. №31-08410-07/23-1994/1318 повідомляється: “Міру деталізації змісту і обсягу господарської операції визначають особи, які відповідають за здійснення господарської операції і правильність її оформлення. При цьому така деталізація має забезпечити розкриття змісту господарської операції та ідентифікацію активів, зобов'язань, доходів або витрат, з нею пов'язаних”. 

Отже, зазначати в акті перелік матеріалів, витрачених на виконання предмета договору, не обов'язково. На практиці при наданні послуг (здаванні виконаних робіт) замовнику сторони договору підписують такі документи:

• акт здачі-приймання наданих послуг (виконаних робіт);
• можуть складати довідку про вартість виконаних робіт і витрат. Довідку про вартість робіт заповнюють спеціалісти підприємства, які брали безпосередню участь у виконанні робіт. Такі документи є підтвердженням обсягу і вартості наданих послуг (робіт), які передаються замовнику.

Щодо зазначення в актах переліку матеріалів, витрачених на виконання послуг (робіт), то це не є вимогою, проте така інформація може наводитися як довідкова. 

На підставі даних акта і довідки, як додаток у довільній формі, відповідальна особа за здійснення господарської операції складає відомість матеріалів, витрачених на надання послуг (виробництво робіт), із зазначенням реквізитів: найменування матеріалу, одиниці виміру, кількості, ціни і суми. Саме цей документ є підставою для списання в обліку витрачених матеріалів виконавця. 

Але зверніть увагу на такий момент. За матеріалами і запчастинами (якщо вони не надаються замовником робіт) діє гарантія продавця (яким в цьому випадку виступає виконавець робіт, послуг). Отже, в разі, якщо після виконання робіт, послуг у замовника виникнуть претензії, він повинен мати документ про придбання таких матеріалів та запчастин. Це прописано Законом про захист прав споживачів, і надати покупцю документи про придбання таких матеріалів та запчастин є обов'язком продавця. 

Тож, на нашу думку, зазначити такі матеріали та запчастини в документах, які передаються покупцю, потрібно обов'язково. 

Також звертаємо увагу на те, що типової форми акту виконаних робіт, послуг з ремонту інструменту на сьогодні не існує. А ось на передачу запасів (до яких належать матеріали та запчастини) такий документ є. Це накладна, форма №З-3 якої  затверджена наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. №130. Звісно, що обов'язковою для використання вона є для бюджетних підприємств. Решта можуть використовувати її за бажанням. Тож, можна оформити або акт (із зазначенням в ньому матеріалів та запчастин), або акт і довідку, як зазначено вище, або акт на роботи, послуги та накладну на матеріали та запчастини (останній варіант здається нам найбільш правильним).