Згідно з п. 1.4 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013 №331/137, електронний проїзний (перевізний) документ - це електронний документ, сформований відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» за допомогою програмно-апаратного комплексу з оформлення/повернення електронних проїзних (перевізних) документів для; забезпечення пасажирських перевезень, який є договором на перевезення пасажира (багажу).
Відповідно до п. 5.2 та 5.3 Порядку №331/137, посадочний, перевізний документ (візуальна форма електронного перевізного документа) роздруковується на паперовому носії або зберігається як сукупність електронних даних (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чип-карта тощо).
Також, відповідно до п. 5.6 Порядку №331/137 посадочний документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).
Відповідно до ст. 2 Закону про РРО, розрахунковий документ - документ встановленої форми та змісту (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція, проїзний документ тощо), що підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрованим у встановленому порядку реєстратором розрахункових операцій або заповнений вручну. Згідно з п. 4 ст. 9 Закону про РРО, реєстратори розрахункових операцій не застосовуються при продажу, проїзних і перевізних документів на залізничному (крім приміського) та авіаційному транспорті з оформленням розрахункових і звітних документів та на автомобільному транспорті з видачею талонів, квитанцій, квитків з нанесеними друкарським способом серією, номером, номінальною вартістю.
Отже, для підтвердження витрат на придбання авіа або залізничного квитка необхідно такий пакет документів:
- оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
- якщо має місце придбання електронного квитка, роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/ квитанція);
- оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира;
- посадочний документ, перевізний документ роздруковані на паперовому носії (транспортні квитки).
Залежно від форми оплати за електронний квиток розрахунковим документом є, зокрема при оплаті за допомогою банківської платіжної картки корпоративної чи особистої платіжної картки працівника – квитанція платіжного терміналу про оплату вартості квитків із застосуванням платіжної картки або виписка з відповідного рахунка, засвідчена підписом та печаткою банківської установи.
Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Таким чином, на підставі документів, зазначених вище, підприємство має відобразити в бухгалтерському обліку придбання авіа та/або залізничних квитків, врахувати у складі витрат, а також при формуванні фінансової та податкової звітності.