Річні звіти суб'єкта малого підприємництва слід зберігати 5 років, за умови завершення перевірки

Строк збереження первинних документів встановлено п. 44.3 ПКУ. За загальним правилом встановлено мінімальний строк, який становить не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності.

У разі ліквідації платника податків первинні документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Випадок, коли контролюючий орган не проводив перевірку понад 1095 днів, розглядається у листі ДПСУ від 18.05.2012 р. №13920/Ж/17-1216. Якщо протягом 1095 днів контролюючий орган не проводив перевірку платника, забезпечується належне зберігання платником первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, або такі документи здаються до Національного архіву відповідно до Закону №3814 (з цього приводу податківці дають, на нашу думку, хибну пораду). Але такі документи не можна ані знищувати, ані передавати до Національного архіву (як, власне, і проводити їх попередню експертизу) до проведення податкової перевірки за період, за який їх складено та використано в податковому обліку.

А в листі Державної архівної служби від 13.09.2012 р. №01.2/2855 повідомляється: «термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки (за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. У разі виникнення спорів (розбіжностей), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до прийняття остаточного рішення. Документи, що містять інформацію про фінансові операції, які підлягають фінансовому моніторингу, зберігаються 5 років). Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року».

Такі ж вимоги встановлено наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5. Зокрема, ним регламентовано, що річні звіти суб'єкта малого підприємництва — фізичної особи — платника єдиного податку слід зберігати 5 років, за умови завершення перевірки контролюючим органом.