Для обліку використання авто та витрат палива можна розробити нову форму первинного документа

Запитання: Підприємство надає транспортні послуги з перевезення вантажів по Україні. Згідно законодавчих змін, підприємство застосовувати типові форми подорожніх листів більше не зобов'язане. Оскільки для списання використаних ПММ на бухгалтерські і податкові витрати необхідний первинний документ, чи може підприємство розробити та використовувати лише свій документ принципово нової форми, який би щомісячно фіксував пробіг автомобіля і кількість витраченого палива (модифікованого зразка щомісячного акту про списання ПММ)?

Відповідь: Так, можна розробити абсолютно нову форму первинного документа для обліку використання автомобіля та витрат палива, який навіть може мати й іншу назву, ніж «подорожній лист». На нашу думку, у цьому документі мають бути такі реквізити: назва, дата і місце складання документа, назва підприємства, від імені якого складено документ; інформація про автомобіль (як мінімум, його марка та державний номер), прізвище, ім'я, по батькові, номер посвідчення водія, інформація про наявність та рух ПММ (марка, залишок при виїзді та при поверненні, кількість ПММ, що видано водієві протягом дня), показники спідометра при виїзді з гаража та при поверненні, підписи осіб, відповідальних за стан автомобіля, приймання-передачу автомобіля, стан здоров’я водія. Також у документі слід навести результати роботи автомобіля між виїздом з гаража та поверненням до нього: витрати ПММ та загальний пробіг.

Оскільки ч. 1 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік).  вимагає складання первинного документа під  час здійснення господарської операції,  а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення, то первинний документ – аналог подорожнього листа слід оформляти на кожну поїздку автомобіля. На практиці, коли автомобіль інтенсивно використовується протягом робочого дня та може здійснювати кілька поїздок, такий первинний документ оформляється за підсумками денної роботи автомобіля. Оформляти один документ за період у кілька днів (за тиждень або навіть за місяць) буде порушенням ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік. Первинний документ про роботу автомобіля складається та видається водію диспетчером або іншим працівником, на якого покладені функції диспетчера.

Для контролю та  впорядкування оброблення   даних   первинних документів – аналогів подорожніх листів можуть складатися зведені облікові документи: це можуть бути відомості списання ПММ тощо, які можуть складатися за місяць (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік). Дані таких відомостей зручно використовувати для складання актів списання ПММ. Типової форми такого акта для суб’єктів господарювання не затверджено, тож  такі суб’єкти так само можуть використовувати самостійно розроблені форми.