Запитання: У липні 2009 року у державного підприємства була перевірка КРУ, а податкової перевірки комплексної не було (лише вибіркова). Документи у підприємства зберігаються з 2002 року. Чи можна їх знищити (крім останніх трьох років), чи лише від перевірки КРУ? Що для цього потрібно? Здати ці документи в міський архів, чи власна комісія може списати? Можливо Ви знаєте організацію яка цим займається? Чи просто наказ на власну комісію і можна знищувати? Як законодавчо це все оформити?
Відповідь:
Термін зберігання документів, які утворюються під час діяльності установ, підприємств та організацій затверджено наказом Мінюсту України від 12.04.2012 р. №578/5. Однак склад і строки зберігання документів, що створюються в організаціях певної галузі або сфері діяльності, визначаються відомчими (галузевими) переліками документів зі строками їх зберігання, які затверджуються відповідними державними органами, центральними органами та установами за погодженням з Державною архівною службою України (далі – Укрдержархів).
Але навіть якщо строки зберігання певних документів вже було перевищено, забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності. Експертиза цінності документів в організаціях здійснюється згідно з Порядком, затвердженим постановою КМУ від 08.08.2007 р. №1004.
У Порядку №578/5 крім видів та строків зберігання документів, до деяких з них (як правило, бухгалтерських) наведено помітку про те, що вони передаються на експертизу лише після проведення за ними податкової перевірки. Це означає, що питання про їх архивацію або знищення (утилізацію) навіть не буде розглядатися експертною комісією без наявності документу про те, що період, за який ці документи було складено, пройшов податкову перевірку. Якщо її ще не було, то платник податків має право її замовити у власній ДПІ (заява платника про проведення в нього перевірки є однією з підстав для позапланової документальної податкової перевірки).
