Факсиміле у первинних документах у 2026 році: зміни Положення №88 та ризики (аудіоверсія)

Статус нормативних змін: чинність проєкту наказу Мінфіну

Міністерство фінансів України оприлюднило для громадського обговорення проєкт наказу «Про внесення змін до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (див.: Мінфін оновить Положення №88: виключать норми про факсиміле та правила щодо власних форм). Документ розроблено з метою узгодження норм Положення №88 із Законом України від 24.02.2026 №4791-IX (щодо спрощення документування послуг) та Правилами організації діловодства (наказ Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5).

Зверніть увагу: зазначений документ є проєктом нормативно-правового акта та ще не набрав чинності. До моменту його офіційного підписання та опублікування діє чинна редакція Положення №88.

Правова природа змін: заборона чи усунення дублювання

Проєктом пропонується виключити з пп. 2.4 Положення №88 абзац другий: «Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства».

Вилучення зазначеної фрази не означає встановлення прямої заборони на використання факсиміле.

Ця норма носила суто відсильний характер і фактично дублювала положення цивільного законодавства вищої юридичної сили.

Базовою нормою залишається частина третя ст. 207 ЦКУ. Вона прямо визначає: використання факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV серед обов'язкових реквізитів первинного документа називає «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції» (ч. 2 ст. 9).

Таким чином, після набрання чинності змінами суб'єкти господарювання зберігають право оформляти окремі первинні документи за допомогою факсиміле за умови неухильного дотримання вимог ч. 3 ст. 207 ЦКУ.

Позиція контролюючих органів (ДПС) та судова практика

Державна податкова служба традиційно дотримується фіскального підходу до факсиміле:

• Первинні документи (акти, накладні): контролери визнають правомірність факсиміле виключно за наявності чинного договору між контрагентами, де безпосередньо в тексті або в додатковій угоді зафіксовано згоду на використання факсиміле та містяться зразки власноручного підпису і його аналога (відбитка факсиміле). За відсутності такої письмової угоди ДПС невизнає витрати й податковий кредит за такими документами;
• Податкова та фінансова звітність: використання факсиміле категорично заборонено. Також факсиміле не допускається на платіжних дорученнях, довіреностях та касових документах.

Верховний Суд (зокрема постанови від 19.04.2018 у справі №910/4050/17, від 28.04.2020 у справі №902/452/19) послідовно вказує: первинні документи, підписані факсиміле, мають юридичну силу лише за умови, що сторони попередньо погодили це письмово із зазначенням зразків підписів. У разі відсутності письмової домовленості факсимільний підпис робить документ дефектним.

Необхідні дії для підприємства

Щоб мінімізувати податкові та юридичні ризики вже зараз, підприємству слід:

1. Провести аудит договорів із контрагентами: переконатися, що з усіма партнерами, в документах із якими використовується факсиміле, укладено письмові угоди, які містять окремий розділ про правомірність використання факсимільного підпису та обов'язкові зразки власноручних підписів уповноважених осіб і відбитків факсиміле.

2. Оновити локальні акти: видати внутрішній наказ по підприємству про порядок використання факсиміле, у якому визначити вичерпний перелік внутрішніх і господарських документів, де воно дозволене, коло уповноважених осіб, а також відповідального за збереження кліше.

3. Розглянути перехід на електронний документообіг (ЕДО): найбільш надійним та безпечним способом підтвердження операцій у 2026 році є використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП), що повністю виключає претензії податківців щодо автентичності підпису керівника.

Читайте також: Факсиміле: в яких випадках його можна застосовувати?

Висновки

• Не панікувати та продовжити поточну роботу: запропоновані Мінфіном зміни наразі є лише проєктом наказу; вони не скасовують правомірність факсиміле, оскільки норма закріплена вищим за юридичною силою актом — ч. 3 ст. 207 ЦКУ;
• Провести перевірку договірної бази до набрання чинності наказом: укласти додаткові угоди з контрагентами, де прямо прописати дозвіл на використання факсиміле на первинних документах та зафіксувати зразки власноручного підпису і самого відбитка;
• Суворо дотримуватися заборон на використання: не проставляти факсиміле на податкових деклараціях, платіжних дорученнях, касових ордерах, довіреностях і податкових накладних, а для масового підписання розглянути поступове впровадження КЕП і систем ЕДО.