Коротка відповідь
Директор може поставити резолюцію (візу) безпосередньо на паперовому первинному документі або на супровідній/доповідній записці із зазначенням дати його фактичного надходження, дорученням бухгалтерії опрацювати документ і власним підписом. Водночас така резолюція не є підставою для відображення в липні господарської операції, що фактично відбулася у травні.
Наприклад: «Документ отримано 01.07.2026 р. Бухгалтерії опрацювати документ та відобразити господарську операцію в обліку відповідно до законодавства і графіка документообігу. [Підпис] Іван ПЕТРЕНКО 01.07.2026 р.».
Обґрунтування та порядок дій
1. Як правильно оформити візу (резолюцію) керівника
Реєстрація надходження документа
Зафіксуйте фактичну дату надходження документа від контрагента: у журналі вхідної кореспонденції, системі електронного документообігу або іншим способом, передбаченим графіком документообігу підприємства. Наприклад: «Вх. №_ від 01.07.2026 р.». Така відмітка підтверджує дату одержання документа, але не змінює дату господарської операції.
Текст резолюції
Керівник може надати бухгалтерії конкретне доручення, наприклад:
«Бухгалтерії опрацювати документ, отриманий 01.07.2026 р., та відобразити господарську операцію в бухгалтерському обліку відповідно до законодавства і графіка документообігу».
Реквізити резолюції
Доцільно зазначити:
- посаду керівника;
- особистий підпис;
- власне ім’я та прізвище;
- дату накладення резолюції.
Для електронного первинного документа резолюцію не наносять на сам файл. Її доцільно оформити в системі електронного документообігу, окремою службовою запискою або іншим внутрішнім документом підприємства.
2. Особливості відображення в бухгалтерському обліку
За загальним правилом, установленим ч. 5 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», господарські операції відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, у якому вони були здійснені. Отже, якщо операція фактично відбулася у травні, її належить відобразити у травні.
Варіант А — якщо у травні складали внутрішній акт
Якщо на момент завершення складання регістрів бухгалтерського обліку за травень первинний документ від контрагента не надійшов, а графік документообігу передбачає такий порядок, операцію відображають у травні на підставі внутрішнього первинного документа. Після надходження оригіналу документа 1 липня відображають лише коригування різниці між оцінкою за внутрішнім актом і даними документа контрагента.
Варіант Б — якщо внутрішній акт не складався
Документ за тра-вень, який надійшов 1 липня, не слід відображати як липневу господарську операцію лише на підставі резолюції директора. Невідображення травневої операції є помилкою в регістрах бухгалтерського обліку. Її виправляють у місяці виявлення на підставі бухгалтерської довідки способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
Варіант В — якщо звітність за ІІ квартал/півріччя вже сформована та подана
Сам факт подання проміжної фінансової звітності не означає, що виправлення потрібно здійснювати через рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)». Цей рахунок застосовують під час виправлення помилок, що вплинули на фінансовий результат попередніх років. Помилки поточного року виправляють у поточному обліку в місяці їх виявлення.
Податкові наслідки запізнілого документа слід визначати окремо залежно від виду операції та системи оподаткування підприємства. Зокрема, для ПДВ важливими є правила формування податкового кредиту та реєстрація податкової накладної, а не дата резолюції директора.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
