Строки зберігання документів ФОП у 2026 році: договори, первинка та можливість знищення за 2015 рік (аудіоверсія)

Коротка відповідь

За загальним правилом первинні документи ФОП (договори, акти, накладні тощо), пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, мають зберігатися не менше 1095 днів (3 роки) — це мінімальний строк за пп. 44.3.3 ПКУ та п. 1.4 Переліку №578/5. 

Документи за 2015 рік у 2026 році можна знищити лише за одночасного виконання таких умов:

• минули мінімальні строки їх зберігання (для ФОП — 3 роки); 
• повністю сплив строк давності проведення податкової перевірки за ст. 102 ПКУ з урахуванням зупинення перебігу строків у період з 18.03.2020 по 31.07.2023; 
• документи не стосуються виплати зарплати/доходів працівникам, не пов’язані з судовими спорами, кримінальними провадженнями чи незавершеними перевірками; 
• проведено експертизу цінності документів та складено акт вилучення для знищення відповідно до оновленого Переліку №578/5. 

Обґрунтування та строки зберігання

Загальні строки для ФОП

Згідно з Податковим кодексом України:

• 1095 днів (3 роки) — мінімальний строк зберігання первинних документів, регістрів та договорів ФОП, що стосуються обчислення податків і зборів (пп. 44.3.3 ПКУ, пп. 1.4 Переліку №578/5). 
• 2555 днів (7 років) — мінімальний строк для документів щодо контрольованих операцій, КІК та окремих операцій з нерезидентами (пп. 44.3.1 ПКУ, п. 2.11 та примітка до ст. 186 Переліку №578/5). 

Строк обчислюється з дня подання податкової (або іншої) звітності, для складання якої використовувалися ці документи, або з граничного строку її подання, якщо звітність не подано. 

Вплив «заморозки» строків (карантин та воєнний стан)

Перебіг строків податкової давності та строків, протягом яких може бути проведена перевірка, призупинявся з 18.03.2020 по 31.07.2023. 

Тому для визначення, чи можна знищити документи за 2015 рік у 2026 році, потрібно окремо розрахувати:

• чи минув мінімальний строк зберігання документів;
• чи сплив строк давності перевірки з урахуванням періоду зупинення. 

Відсутність перевірки більше не перешкоджає знищенню

Після змін до Переліку №578/5 (наказ Мін’юсту №40/5) документи, щодо яких:

1. сплинув мінімальний строк зберігання;

2. закінчився строк давності, протягом якого може проводитися перевірка, можна знищувати навіть за відсутності проведеної документальної перевірки ДПС, за умови проведення експертизи цінності та оформлення акта на знищення. 

Коли документи за 2015 рік знищувати НЕ МОЖНА:

• Кадрові та зарплатні документи: особові рахунки працівників, а за їх відсутності — розрахунково-платіжні відомості нарахування заробітної плати/виплат за ЦПХ зберігаються до 75 років;
• Документи, пов’язані з предметом незавершеної перевірки, судового спору або кримінального провадження — зберігаються до завершення цих процесів + додаткові строки, встановлені Переліком №578/5 та пп. 44.4 ПКУ (не менше мінімального строку);
• Без проведення експертизи цінності документів і складання акта вилучення для знищення.