Дійсно, на сьогодні офіційної типової форми подорожнього листа для вантажівок не існує. Її було скасовано ще наприкінці 2013 року, коли втратив чинність спільний наказ Мінтрансу та Мінстату №488/346, який свого часу затверджував форму №2. Більше того, сама згадка про подорожній лист як обов'язковий документ зникла із тексту Закону «Про автомобільний транспорт». Утім, це жодним чином не означає, що підприємство може зовсім відмовитися від документальної фіксації роботи свого автопарку.
Для належного ведення бухгалтерського та податкового обліку, а також для обґрунтування витрат на пально-мастильні матеріали (ПММ) суб'єктам господарювання критично необхідний первинний документ. Цей документ виступатиме головним доказом того, що транспортний засіб використовувався саме в межах господарської діяльності компанії, і підтверджуватиме обсяги спожитого пального.
Щоб заповнити цю прогалину в нормативці, керівництву компанії (власнику чи експлуатаційнику авто) необхідно розробити та затвердити відповідним наказом власну форму такого документа. Ви можете назвати його на свій розсуд, наприклад, «Маршрутний лист», «Звіт про роботу транспортного засобу» або залишити звичну назву «Подорожній лист». Головна вимога до цього внутрішнього бланка — беззаперечна наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа, перелік яких чітко встановлений ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Що стосується відображення інформації для правильного списання ПММ, ваш самостійно розроблений документ має виконувати роль надійного інструмента контролю. Зокрема, у ньому варто регулярно та детально фіксувати:
- показники спідометра перед виїздом та після повернення в гараж;
- детальний маршрут руху;
- залишки пального в баках на початку та в кінці робочої зміни;
- обсяги заправленого пального з обов'язковою прив'язкою до підтвердних документів, таких як чеки АЗС.
Фактичне споживання пального вираховується арифметично: до початкового залишку додають обсяг заправки та віднімають кінцевий залишок. Далі бухгалтер порівнює отриманий результат з установленими на підприємстві нормами витрат для виявлення економії або перевитрат. Саме на базі цього документа (дуже часто разом із актом списання пального) ПММ списуються з балансу в бухобліку.
Окрему увагу слід приділити відміткам, що засвідчують безпеку поїздки. Аби уникнути проблем під час перевірок та легалізувати виїзд, у вашій формі обов'язково повинні бути передбачені графи для підписів відповідальних осіб: механіка, який підтверджує належний технічний стан автомобіля на початок дня, та медика, який засвідчує задовільний стан здоров'я водія та допускає його до виїзду. За основу при розробці такого бланка цілком можна взяти скасовану форму №2, адаптувавши її під сучасні потреби вашого бізнесу та затвердивши наказом по підприємству.
Детальніше про особливості складання подорожнього листа можна почитати в статті: «Транспортна документація автоперевізника: договір, ТТН, CMR, подорожній лист та інші».
Висновки
- Хоча офіційна форма подорожнього листа давно скасована, підприємство зобов'язане мати власний первинний документ для ведення обліку роботи транспорту та законного списання ПММ;
- Перевізник має самостійно розробити зручний бланк, переконавшись, що він містить усі обов'язкові реквізити, які вимагає ст. 9 Закону про бухоблік;
- Для підтвердження реальності госпоперації та безпеки перевезень розроблена форма повинна детально фіксувати рух пального, пробіг за спідометром, а також обов'язково містити дозвільні підписи медика та механіка.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
