Первинні документи з обліку ОЗ і запасів у 2026 році: власні форми та обґрунтування (аудіоверсія)

У зв’язку із втратою чинності наказами, якими затверджувалися типові форми первинного обліку для широкого кола підприємств, перед комерційним сектором постало питання вибору належного інструментарію для документування операцій з основними засобами (ОЗ) та запасами. Нижче наведемо роз’яснення щодо поточного стану законодавства та практичних рекомендацій для суб’єктів господарювання.

Правові засади використання типових форм та право на самостійну розробку

На сьогодні накази Мінстату від 21.06.1996 №193 (щодо затвердження форм первинних документів з обліку запасів) та від 29.12.1995 р. №352 (щодо первинки для обліку ОЗ) офіційно втратили чинність. Водночас діють Наказ від 13.09.2016 р. №818 (щодо ОЗ) та Наказ від 13.12.2022 р. №431 (щодо запасів), які розроблені спеціально для суб’єктів державного сектору.

Однак норми цих нових нормативних документів містять пряме дозвільне положення (див. п. 9 розд. І Порядку, затвердженого Наказом №431; п. 6 розд. І Порядку, затвердженого Наказом №818): типові форми з обліку та списання основних засобів та запасів можуть застосовуватися юридичними особами незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності. Таким чином, комерційне підприємство має законне право використовувати форми, затверджені для держсектору (наприклад, Акт введення в експлуатацію ОЗ за формою №818 або Прибутковий ордер за формою №431), за необхідності адаптувавши їх під власні потреби.

Разом з тим, законодавство надає підприємствам повну свободу у виборі форм документів. Згідно з пп. 2.6 Положення №88, документування господарських операцій може здійснюватися із використанням самостійно виготовлених бланків. Такі бланки можуть бути розроблені на основі типових або спеціалізованих форм.

При розробці власних документів підприємство має право брати за основу як чинні форми для держсектору (Накази №818, №431), так і форми з наказів, що вже втратили чинність (Накази №193, №352). Головною умовою є наявність у таких «адаптованих» документах усіх обов’язкових реквізитів.

Обов’язкові вимоги до самостійно розроблених первинних документів

Якщо підприємство приймає рішення розробити власні форми документів або суттєво змінити існуючі, такі документи будуть вважатися первинними лише за умови наявності в них обов’язкових реквізитів, визначених статтею 9 Закону про бухоблік та пп. 2.3 Положення №88.

До переліку таких реквізитів належать:

• назва документа;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

Важливо враховувати, що неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації сторін та суті події (див. п. 2.3 Положення №88, ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Порядок запровадження форм документів на підприємстві

Питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника або керівника. Підприємство самостійно розробляє систему і форми внутрішньогосподарського обліку та затверджує правила документообороту (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік).

Логіка дій бухгалтера має бути наступною:

1. Визначення переліку форм: обрати, чи використовуватиме підприємство форми з Наказів №818 та №431, чи розробить власні.

2. Затвердження: обрані або розроблені форми документів необхідно затвердити розпорядчим документом — наказом про організацію бухгалтерського обліку, чи наказом про документообіг тощо.

3. Графік документообороту: для упорядкування руху документів доречно встановити графік, де вказати терміни створення, обробки та передачі документів до архіву.

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів господарських операцій у первинних документах несе керівник підприємства (ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).

Висновки

• Комерційні підприємства не зобов'язані, але мають право використовувати форми первинного обліку ОЗ та запасів, затверджені Наказами №818 та №431 для державного сектору.
• Суб’єкти господарювання можуть самостійно розробляти бланки первинних документів, за умови включення до них усіх обов'язкових реквізитів, передбачених Законом про бухоблік. При розробці власних форм за основу можна брати форми, затверджені Наказами №818 та №431 чи Наказами №352 та №193.
• Обрані або самостійно розроблені форми документів повинні бути офіційно затверджені наказом керівника підприємства про організацію бухгалтерського обліку або про документообіг.