Чи можна в рахунку вказати номенклатуру без артикулу, а у видатковій та податковій накладній - з ним?

У бухгалтерській практиці часто виникають ситуації, коли на етапі виставлення рахунку деталізація товару (наприклад, артикул) ще не визначена або не внесена в систему, а в момент відвантаження ці дані з’являються. Розглянемо, чи несе це ризики для сторін.

Статус рахунку-фактури

Рахунок-фактура (інвойс) за своєю юридичною природою є документом-пропозицією (офертою) і містить платіжні реквізити, за якими покупець має здійснити оплату. Відповідно до позиції Міністерства фінансів України, рахунок не є первинним документом у класичному розумінні (якщо він лише фіксує намір оплати), оскільки він не підтверджує факт здійснення господарської операції (переходу права власності на товар).

В яких випадках рахуно-фактура є первинним документом?

Рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом, якщо він містить усі обов’язкові реквізити відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.4 Положення №88:

• назву документа (форма);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю вимірювання госпоперації;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

Водночас, Мінфін додає ще одну умову для набуття рахунком-фактурою (інвойсом) статусу первинного документа. Так, первинним документом рахунок-фактура (інвойс) стане лише після його оплати. Документом, що підтверджує оплату, буде платіжна інструкція, проведена банком, або банківська виписка, яка показує списання коштів з рахунку при оплаті платіжною карткою (лист Мінфіну від 16.02.2017 р. №31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658).

Оскільки рахунок не є підставою для відображення витрат або податкового кредиту, наявність чи відсутність у ньому артикула не впливає на реальність господарської операції.

Реальність господарської операції

Господарська операція вважається фактично здійсненою за умови наявності належним чином оформлених первинних документів, що підтверджують рух активів. Ключовим документом тут є видаткова накладна (ВН). Наявність артикула у ВН за його відсутності в рахунку не є помилкою. Артикул — це додаткова аналітична інформація, яка допомагає чітко ідентифікувати товар.

Податкові ризики

Згідно з пп. 201.1 ПКУ, одним із обов'язкових реквізитів податкової накладної (ПН) є «опис (номенклатура) товарів/послуг».  Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця, що вноситься до графи 2 податкової накладної, має відповідати формулюванню у первинних документах, якими супроводжується постачання таких товарів/послуг.

ЗІР, 101.16: «Чи існує обмеження щодо кількості символів при заповненні графи 2 «Опис (номенклатура) товарів / послуг продавця» податкової накладної та графи 3 «Опис (номенклатура) товарів / послуг, вартість чи кількість яких коригується» розрахунку коригування?».

• Якщо перша подія — відвантаження: У ВН та ПН зазначено артикул. Це забезпечує ідентичність даних та повну відповідність вимогам ПКУ. Рахунок у цьому разі взагалі не береться до уваги податківцями як доказ номенклатури;
• Якщо перша подія — оплата (аванс): В рахунку артикула не було, а в ПН він з'явився. Це не є порушенням. У разі перевірки підтвердженням правильності номенклатури слугуватиме видаткова накладна, оформлена за другою подією, або специфікація до договору. Податковий кредит покупця базується на ПН, яка, у свою чергу, має відповідати фактично поставленому товару, зафіксованому у видатковій накладній.

Висновок:

• Відсутність артикула в рахунку при його наявності у ВН та ПН не є помилкою. Головне — це відповідність у первинних документах, зокрема, ВН та ПН;
• Податковий кредит покупця у безпеці. Додавання артикула в ПН лише підвищує рівень ідентифікації товару, що є позитивним фактором;
• Рахунок має інформаційний характер. Він не є підставою для визнання податкового кредиту або витрат, тому розбіжності в деталізації (артикулах) між рахунком та ПН не можуть бути підставою для невизнання податкового кредиту.

Також читайте: Як в ПН зазначати номенклатуру з артикулом, якщо в видатковій накладній це окрема колонка?