Вимоги до первинних документів складського обліку
Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи повинні містити такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми), дату складання, найменування підприємства, зміст і обсяг господарської операції, одиниці виміру господарської операції, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, а також особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Печатка не входить до переліку обов'язкових реквізитів первинного документа.
Відповідно до пп. 2.4 Положення №88, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою, однак це не є обов'язковою вимогою. Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити, серед яких є печатка, номер документа, підстава для здійснення операцій тощо (див. пп. 2.3 Положення №88).
Повноваження завідуючого складом щодо підписання документів
Завідуючий складом є матеріально відповідальною особою, яка приймає на відповідальне зберігання товарно-матеріальні цінності підприємства. Таким чином, фактично відпустити майно (товари) може тільки матеріально відповідальна особа, в якої майно перебуває у підзвіті. Згідно з пп. 2.12 Положення №88, керівником підприємства затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.
Відповідно до ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік, підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів. Повноваження особи давати дозвіл/підписувати первинні документи можна закріпити розпорядчим документом (наприклад, наказом по підприємству) або у посадовій інструкції працівника.
Використання печатки №2 (штампу) завідуючим складом
Керівник підприємства своїм розпорядженням (наказом) встановлює порядок використання печаток, умови їх зберігання, а також призначає відповідальних осіб. Якщо певні співробітники отримують право засвідчувати документи печаткою, це може оформлюватися наказом (розпорядженням) або відображатися у посадових інструкціях.
Практичні рекомендації:
Оскільки багато контрагентів вимагають наявності печатки на документах про відпуск і приймання ТМЦ (незважаючи на те, що це не є обов'язковою вимогою законодавства), підприємство може вирішити це питання таким чином:
- Видати наказ по підприємству про надання завідуючому складом права використовувати печатку №2 (штамп з реквізитами підприємства) при оформленні документів на відпуск та приймання ТМЦ;
- Закріпити в посадовій інструкції завідуючого складом повноваження щодо використання печатки підприємства при здійсненні операцій з ТМЦ;
- Повідомити контрагентів (особливо тих, з якими здійснюється централізована доставка) про зразок печатки (штампу), якою завідуючий складом завіряє документи про прийняття ТМЦ;
- Організувати облік і зберігання печатки №2 у спеціальному журналі, видача її завідуючому складом має здійснюватися під підпис.
Висновки:
- Печатка на первинних документах з ТМЦ не є обов’язковою за Законом про бухоблік та Положенням №88;
- Завідуючий складом може ставити печатку №2, але лише якщо це право надано йому наказом керівника або закріплено в посадовій інструкції;
- Для уникнення конфліктів з контрагентами рекомендується офіційно надати завскладом право користуватися печаткою №2 та повідомити контрагентів про її зразок.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
