Типові форми подорожніх листів (затверджені наказом Мінтрансу від 29.12.1995 р. №488/346 для вантажних автомобілів та наказом Держкомстату від 17.02.1998 р. №74 для легкових) втратили чинність – перший з 10.12.2013 р., другий з 16.04.2013 р.
Замість скасованих нових типових форм нормативними документами не затверджено, тому форму первинних документів з роботи автомобіля кожне підприємство має затверджувати самостійно.
Обов’язкові реквізити
Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи, до яких належить і подорожній лист, повинні містити такі обов'язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Одним з обов’язкових реквізитів є зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції. В контексті роботи автомобіля ці показники можна описати такими показниками:
- марка автомобіля, державний номер;
- робота водія – виїзд із гаража (час, показання спідометра), повернення в гараж (час, показання спідометра);
- рух пального – залишок при виїзді, при поверненні, кількість заправленого пального, кількість витраченого пального;
- маршрут руху;
- відмітку лікаря про проходження щоденного передрейсового медогляду тощо.
Залежно від особливостей кожного конкретного автомобіля, характеру виконуваної ним роботи можуть додаватися і додаткові реквізити, які описують конкретну господарську операцію (роботу автомобіля). Майже всі можливі особливості конкретної господарської операції описані в наведеній вище скасованій типовій формі. Тому при розробці власної форми можна брати за основу таку скасовану.
Періодичність складання подорожніх листів
Господарська операція - дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства (ст. 1 Закону про бухоблік).
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).
З наведеного можна зробити висновок, що під кожну окрему господарську операцію потрібно складати окремий первинний документ.
Що вважати окремою господарською операцією в контексті роботи вантажного автомобіля – з норм Закону про бухоблік зрозуміти проблематично. За часів чинності типових форм їх виписували на кожен робочий день (зміну) або на більший строк, якщо поїздка була міжміська і тривала більше одного дня.
Це було логічно – виписувати один лист за період з початку виїзду з гаража до повернення в гараж. Причому протягом такого дня автомобіль міг робити кілька різних поїздок в різні місця і перевозити різні вантажі. Тобто, подорожній лист виписувався не на одну ходку, а на робочу зміну.
А якщо виписувати подорожній лист один на місяць?
Мінімальний звітний період для бухгалтерського обліку і звітності – це місяць. Тому в принципі не буде помилкою, якщо подорожній лист буде виписано на місяць. У всякому разі, заборони в чинному законодавстві немає.
Тож виписати подорожній лист за місяць, на наш погляд, цілком допустимо. Але які дані зазначати в такому листі?
Якщо мова йде про відображення в подорожньому листі змісту та обсягу господарських операцій, то для цілей контролю за роботою автомобіля логічно, що показники (спідометра, використання пального, маршруту) мають бути щонайменше за кожен робочий день. Або показники мають бути за кожну ходку автомобіля.
Звісно, що показники можна показати і всього за місяць, хоча в такому разі первинний документ вже не міститиме достатньої інформації для контролю за діяльністю автомобіля. Тобто, такий первинний документ виглядатиме підозріло і до нього можуть виникнути питання при перевірці.
На наш погляд, для уникнення непорозумінь з податковими органами, для кращого контролю за роботою автомобіля таки доречно складати подорожні листи на кожен робочий день роботи автомобіля, чи на більший строк, якщо поїздка була міжміська і тривала більше одного дня. Окрім того, такий підхід традиційний і звичний.
Хоча якщо автомобіль виконує протягом місяця однотипні завдання, наприклад, кожного дня протягом місяця перевозить один і той самий вантаж за одним і тим самим маршрутом, то можна складати і один подорожній лист за місяць.
Зведений подорожній лист
Згідно з ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Тобто, підприємство може складати подорожні листи на кожен робочий день окремо. А в кінці місяця складати зведений подорожній лист на підставі подорожніх листів за місяць. Такий варіант видається обгрунтованішим.
Висновки:
- Один подорожній лист на місяць допустимий (заборони немає), але небажаний через брак детального контролю;
- Рекомендовано вести щоденні листи або на кожну поїздку (тривалістю >1 дня) — це традиційно та безпечно для перевірок;
- Обов’язкові реквізити: назва, дата, підприємство, марка/номер авто, спідометр, пальне, маршрут, медогляд, підписи; форму затверджує підприємство самостійно.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити
