Первинні документи для обліку експлуатації легкового автомобіля

Для бухобліку експлуатації автомобіля підприємству потрібні два основні документи:

1. наказ керівника про введення авто в експлуатацію та порядок його використання;
2. первинний документ для обліку роботи автомобіля та списання пального (наприклад, подорожній або маршрутний лист), розроблений та затверджений підприємством самостійно.

Обґрунтування

Законодавство вимагає, щоб усі господарські операції підтверджувалися первинними документами. Для належного оформлення експлуатації службового автомобіля необхідно:

1. Видати наказ по підприємству

Хоча документ з назвою «Порядок використання автомобіля» не є обов'язковим, встановлення таких правил є доречним. Найзручніше це зробити через видання комплексного наказу. Цей документ є ключовим, оскільки він:

Обґрунтовує зв'язок поїздок з господарською діяльністю, що є умовою для віднесення витрат (пальне, амортизація, обслуговування) до складу витрат підприємства.

Допомагає уникнути оподаткування вартості використання автомобіля як додаткового блага для працівників податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) та військовим збором (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).

У наказі доцільно затвердити:

• Введення автомобіля в експлуатацію;
• Перелік працівників, допущених до керування автомобілем (із зазначенням даних їхніх посвідчень водія);
• Призначення особи, відповідальної за технічний стан та обслуговування авто.
• Норми витрат пального для конкретного автомобіля;
• Форму первинного документа, що буде використовуватись для обліку поїздок та списання пального (наприклад, «Подорожній лист службового автомобіля»);
• Заборону використання автомобіля в особистих цілях.

2. Розробити та використовувати первинний документ для обліку поїздок

Типові форми подорожніх листів на сьогодні скасовані. Тому підприємство зобов'язане самостійно розробити та затвердити власну форму первинного документа для обліку пробігу та списання пального. Такий документ може називатися «Подорожній лист», «Маршрутний лист» або інакше.

Цей документ є підставою для:

• Бухгалтерського обліку витрат пального;
• Нарахування заробітної плати водіям.

Розроблена форма повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст, обсяг та одиницю виміру господарської операції (маршрут, пробіг у км, витрати пального у л);
• посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції (наприклад, підпис водія та відповідальної особи).

3. Інші необхідні документи

Для повноцінного документального забезпечення експлуатації автомобіля також потрібні:

• Посадові інструкції працівників, допущених до керування, з доповненнями про виконання таких обов'язків;
• Поліс обов'язкового страхування цивільно-правової відповідальності (ОСЦПВ);
• Договори з медичним закладом на проведення передрейсових оглядів водіїв та з СТО на технічне обслуговування (рекомендовано для уникнення ризиків та штрафів).