Розподіл відповідальності за підписання прибуткових накладних

Позиція співробітника складу (матеріально-відповідальної особи, МВО) є частково правильною щодо суті її основних обов'язків, але неправильною у висновку про відмову підписувати документ через наявність у ньому вартісних показників.

Підпис МВО на прибутковій накладній в першу чергу засвідчує факт приймання зазначеної в документі кількості та номенклатури товарів належної якості та цілісності. Водночас, цей підпис є підставою для бухгалтерії відобразити цю господарську операцію в обліку за вартістю, вказаною в документі. Відповідальність за погодження цін лежить на відділі закупівель або керівництві, а за правильність відображення в обліку — на бухгалтерії.

Далі пояснимо детальніше.

Роль первинного документа та його обов'язкові реквізити

Прибуткова накладна є первинним документом, який фіксує господарську операцію — отримання запасів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному та вартісному виразі);
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Джерело: пп. 2.3 Положення №88.

Таким чином, вартісні показники (ціна, сума) є невід'ємною частиною первинного документа на оприбуткування товару. Неможливо розділити документ на "кількісну частину для складу" та "вартісну для бухгалтерії".

Повноваження та відповідальність матеріально-відповідальної особи (МВО)

Основна функція МВО під час приймання товару — фізична перевірка. Вона полягає у звірці фактичної наявності, асортименту, кількості та якості отриманих запасів з даними, зазначеними у супровідних документах постачальника.

Якщо при оприбуткуванні виявлено невідповідність якості та кількості, складається Акт про приймання матеріалів (для розробки власної форми акту за зразок можна взяти скасовану типову форму №М-7). Цей акт складається за участю МВО та представника постачальника.

Джерело: пп. 3.7 Методичних рекомендацій №2.

Підписуючи прибуткову накладну (або ТТН), МВО підтверджує, що:

1. Товар фактично надійшов на склад;
2. Його кількість, асортимент та якість (в межах візуального огляду) відповідають зазначеним у документі

МВО не несе відповідальності за економічну доцільність ціни, встановленої у договорі з постачальником. Це відповідальність відділу закупівель, менеджменту або керівника. Однак, підписавши документ, МВО підтверджує, що прийняла на відповідальне зберігання активи, які будуть оприбутковані в обліку саме за тією вартістю, що вказана в цьому документі.

Відповідальність бухгалтерії

Бухгалтерія, отримавши належним чином оформлений первинний документ (тобто, з підписом МВО), несе відповідальність за:

• Перевірку арифметичних розрахунків у документі (кількість × ціна = сума);
• Перевірку відповідності цін у накладній умовам договору з постачальником.

Правильне та своєчасне відображення господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку (наприклад, Дт 281 "Товари на складі" Кт 631 "Розрахунки з вітчизняними постачальниками").

Бухгалтер не може оприбуткувати товар без підтвердження від МВО, що цей товар фізично отримано.

Практичне вирішення та рекомендації

Щоб уникнути подібних суперечок, рекомендується формалізувати процес приймання товарів у внутрішньому документі (наприклад, Положенні про документообіг або посадовій інструкції МВО).

Пропонований алгоритм дій:

1. Приймання товару: МВО приймає товар, перевіряючи його кількість, асортимент та якість за супровідними документами (видатковою накладною, ТТН);

2. Перевірка відповідності:

• Якщо все відповідає: МВО ставить свій підпис та/або штамп "Оприбутковано" на примірнику постачальника та на примірнику підприємства. Цей підпис засвідчує факт приймання товарно-матеріальних цінностей;
• Якщо є розбіжності: МВО не підписує накладну, а ініціює складання Акта про розбіжності тощо.

3. Передача документів у бухгалтерію: МВО передає свій примірник підписаної накладної (або Акт про розбіжності) до бухгалтерії.

4. Обробка бухгалтерією: Бухгалтер перевіряє документ на відповідність договору (в частині цін), перевіряє розрахунки та на підставі цього документа робить записи в бухгалтерському обліку.

Слід пояснити співробітнику складу, що його підпис — це ланка єдиного ланцюга. Без його підтвердження про фізичне отримання товару бухгалтерія не має законних підстав визнавати витрати на придбання та відображати ці активи на балансі.

Висновки:

• Підпис МВО на прибутковій накладній підтверджує фізичне приймання товару (кількість, якість, асортимент), але не відповідає за економічну доцільність цін, що є обов'язком відділу закупівель або керівництва;
• Вартісні показники в накладній є невід'ємною частиною первинного документа, тому МВО не може відмовлятися від підпису через їх наявність, оскільки це необхідно для бухгалтерського обліку;
• Чіткий розподіл обов’язків між МВО (перевірка фізичного стану товару) та бухгалтерією (перевірка цін і відображення в обліку) з формалізацією у внутрішніх документах допомагає уникнути суперечок.