Чи можна скорочувати назву посади в первинних документах?

Відповідно до пп. 5.22 ДСТУ 4163:2020 підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Приклад.

Повна:

Генеральний директор

ДП «УкрНДНЦ» Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Скорочена:

Генеральний директор Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ

Скорочена назва посади передбачає відсутність назви підприємства, що наведена в шапці бланку, а сама назва прописується повністю. Тобто ДСТУ 4163:2020 не передбачено скорочення «гендиректор».

Норми ДСТУ 4163:2020 поширюються на такі документи:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); 
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створені в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі – юридична особа) незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Серед наведеного переліку відсутні первинні документи для цілей бухгалтерського обліку.

В свою чергу, Мінфін у листі від 22.09.2021 р. №41020-07/К-64/1/2109 зазначив, що для цілей бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно виконувати вимоги до оформлення первинних документів, визначені Законом про бухгалтерський облік та Положенням №88.

Так, обов’язковими реквізитами первинних документів є:

• назва документа;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, пп. 2.3 Положення №88).

Звертаємо увагу, що ні Закон про бухгалтерський облік, ні Положенням №88 не визначають порядок скорочення посад.

Ключовим є те, що документ відповідає встановленим вимогам, якщо є можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, документ містить відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.

А особу як працівника ідентифікувати можна за довіреністю, паспортом. В документах, складених від імені ТОВ, зазначається посада працівника відповідно до штатного розпису. Тому скорочувати посаду, на нашу думку, недоцільно. Звичайно, таке скорочення може бути визнано як неістотний недолік, що не вплине на визнання дійсності господарської операції, та клопоту може додати.

Висновки:

1. Закон про бухгалтерський облік не визначено порядок скорочення назви посади у первинних документах. Основна вимога — можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції (через посаду, підпис, інші дані);
2. ДСТУ 4163:2020 визначено, що скорочення посад проводити можна тільки щодо назви ТОВ, якщо документ оформлено на бланку. Однак даний стандарт поширюється на розпорядчі, організаційні, інформаційно-аналітичні документи, а не на первинні;
3. З огляду на відсутність чітких правил скорочення посад у законодавстві з бухобліку, рекомендуємо використовувати повну назву посади відповідно до штатного розпису;
4. Скорочення посади в первинних документах, якщо особу можна ідентифікувати, швидше за все, буде розцінено як неістотний недолік, але думка ДПС з цього приводу нам невідома. Тому доцільно отримати ІПК.