Чи потрібне підтвердження цільового використання наданої благодійної допомоги?

Документи з надання благодійної допомоги

Документи, які можуть бути у профспілкової організації в даній ситуації:

1. Лист-запит/прохання від благодійного фонду щодо надання допомоги із зазначенням виду (кошти на ліки) та цільового призначення (для військового шпиталю на лікування поранених). Хоча в ідеалі, при наданні допомоги варто було укласти класичний, у письмовій формі, документ з назвою, приміром, «договір про благодійну пожертву», де чітко визначити ціль допомоги та передбачити порядок звітування фондом про її використання, включаючи надання підтверджуючих документів;
2. Наказ керівника профспілкової організації про надання благодійної допомоги, де зазначено мету, вид, розмір допомоги, реквізити отримувача (благодійного фонду) та відповідальних осіб;
3. Платіжне доручення, що підтверджує перерахування коштів благодійному фонду.

Документи, які підтверджують цільове використання допомоги

Окрім того, для підтвердження цільового використання коштів та для внутрішньої звітності профспілкової організації, є цілком обґрунтованим та доцільним звернутися до благодійного фонду з проханням надати профспілці копії документів, що підтверджують закупівлю ліків та їх передачу військовому шпиталю (наприклад, копії видаткових накладних на ліки, акту приймання-передачі допомоги, підписаного представниками фонду та шпиталю). Благодійний фонд, як отримувач цільової допомоги, повинен мати такі документи для власної звітності.

Права профспілки як благодійника:

1. Право на контроль: Відповідно до ч. 6 ст. 6 Закону "Про благодійну діяльність та благодійні організації", благодійник (профспілка) або уповноважені ним особи мають право здійснювати контроль за цільовим використанням благодійної пожертви
2. Отримання підтвердження: Хоча прямий обов'язок фонду надавати копії всіх первинних документів кожному благодійнику законодавством чітко не встановлений (якщо інше не прописано в договорі між вами), благодійник цілком має право звернутися до фонду з офіційним листом-запитом про надання підтвердження цільового використання наданої допомоги. Це відповідає принципам прозорості та праву благодійника на контроль.
3. Які документи запитувати: 
   Найбільш доцільно просити надати:

• Копію акту приймання-передачі ліків, підписаного представниками фонду та військового шпиталю. В акті має бути зазначено найменування, кількість (та, бажано, вартість) переданих медикаментів.
• Можливо, копію документа, що підтверджує закупівлю саме цих ліків (наприклад, видаткову накладну від постачальника).

З наведеного вище випливає, що профспілкова організація (благодійник) має право контролювати цільове використання наданої благодійної допомоги, а відтак, і вимагати відповідні підтвердні документи. Але це не є обов’язком профспілкової організації.

А чи зобов’язаний бенефіціар (благодійний фонд) звітувати перед благодійником про використання отриманої благодійної допомоги?

Закон "Про благодійну діяльність та благодійні організації" надає благодійнику право контролювати використання пожертви та встановлює механізми для забезпечення прозорості:

• Благодійник або уповноважені ним особи мають право здійснювати контроль за цільовим використанням благодійної пожертви (ч. 6 ст. 6 Закону). Це право на контроль, але не автоматичний обов'язок бенефіціара звітувати без запиту чи домовленості;
• Установчі документи благодійних організацій або правочини (договори) між благодійними організаціями та благодійниками можуть визначати порядок складення та надання спеціальних звітів для окремих благодійників або їх правонаступників про використання наданих ними активів (ч. 2 ст. 17 Закону). Це означає, що обов'язок звітування може бути передбачений індивідуально або в рамках політики організації;
• У випадку публічного збору благодійних пожертв від імені або на користь інших бенефіціарів (крім благодійних організацій), контракт (договір) між особою, що здійснює збір, та бенефіціаром має визначати порядок їх цільового використання, обліку та звітності (ч. 4 ст. 7 Закону);
• При публічному зборі з використанням благодійного електронно-комунікаційного повідомлення, неприбуткова організація або територіальна громада зобов’язана оприлюднювати на своєму веб-сайті звіти про використання таких коштів та документи, що підтверджують використання (ч. 5 ст. 7-1 Закону). Така інформація та звіти підлягають обов'язковому опублікуванню (ч. 6 ст. 7-1 Закону). Постачальник електронних комунікаційних послуг також має право здійснювати контроль цільового використання коштів (ч. 5 ст. 7-1 Закону);
• Інформація про структуру та розмір доходів і витрат благодійних організацій, а також умови використання їх активів для благодійної діяльності не є конфіденційною інформацією або комерційною таємницею (ч. 3 ст. 17 Закону). Це забезпечує загальну прозорість діяльності благодійних організацій.

Таким чином, прямий обов'язок бенефіціара надавати підтвердження використання допомоги кожному благодійнику за кожною пожертвою не є загальною нормою Закону, але такий обов'язок може виникати на підставі угод між сторонами, установчих документів благодійної організації або в певних випадках публічного збору коштів, де передбачається публічна звітність. Благодійник завжди має право здійснювати контроль за цільовим використанням своєї пожертви.

Висновки:

Право на контроль: Профспілкова організація, як благодійник, має право контролювати цільове використання наданої допомоги та вимагати від благодійного фонду підтверджуючі документи (акти приймання-передачі, видаткові накладні);

Відсутність автоматичного обов’язку звітування: Благодійний фонд не зобов’язаний автоматично надавати звітність без запиту чи попередньої домовленості, якщо це не передбачено договором або законодавством (наприклад, при публічному зборі коштів);

Прозорість діяльності: Закон забезпечує право благодійника на доступ до інформації про використання пожертви, а документи про доходи та витрати фонду не є конфіденційними, що сприяє прозорості.