Не провівши в обліку акт виконаних робіт, бухгалтерові варто скласти довідку

Дійсно, згідно із Методрекомендаціями № 356 (1) , для виправлення деяких бухгалтерських помилок варто складати бухгалтерську довідку. Виходячи з п. 9 Методрекомендацій № 356, такий документ варто складати у випадках, коли бухгалтерські помилки було зроблено раніше і внаслідок цього було перекручено показники бухгалтерських регістрів, в яких певні операції підсумовуються, наприклад, за місяць або квартал. Так само бухгалтерську довідку слід скласти, якщо така помилка призвела до перекручення даних про діяльність підприємства (за підсумком у регістрах, журналах, фінансовій звітності тощо) за минулі роки. 

--------------------(1)-----------------

Наказ МФУ „Про затвердження Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку” від 29.12.2000 р. № 356

-----------------------------------------

У вашому випадку, оскільки акт було проведено по обліку в межах кварталу, на думку автора, таку довідку можна було і не складати – все ж таки фінансові показники діяльності підприємства розраховуються за підсумками кварталу і до перекручення даних фінансової звітності справа не дійшла. Але, якщо підприємство-замовник і підрядник є платниками ПДВ, і такий акт було оформлено раніше, ніж була здійснена оплата за ним, то дата проведення такого акту в бухгалтерському обліку має велике значення. Не менше значення має цей акт в такому разі і для визначення строку позовної давності. Тож, хоча загалом бухгалтерська довідка є самостійним документом, на підставі якого здійснюється кореспонденція рахунків (яку не зробиш за жодним іншим первинним документом, чого не відбувається у наведеному у запитанні випадку), в неї є ще одна функція – нагадати бухгалтеру, що саме і чому саме так було зроблено. Отже, навіть при запізнілому проведенні бухгалтерського документу, варто скласти відповідну довідку. 

Форму бухгалтерської довідки затверджено тим самим наказом, що і Методрекомендації № 356. В них також зазначено, що зазвичай бухгалтерська довідка оформлюється в форматі А6. Але це не є обов’язковим, і за потреб, вона може бути оформлена і в більшому форматі, наприклад, А4. П. 9 Методрекомендацій № 356 передбачає складання бухгалтерської довідки чорнилами або пастою кулькових ручок тощо темного (для зазначення сторно - червоного) кольору. Але, на думку автора, і це не є жорсткою нормою і бухгалтерську довідку можна і надрукувати (для зазначення сторно – суми зазначаються у дужках). Але її обов’язково слід підписати як виконавцю, так і головному бухгалтеру підприємства (завірення печаткою цієї форми не передбачено). Окрім іншого, в ній має бути зазначено дату її складання (яка має збігатися із датою виправлення помилки). 

В таблиці бухгалтерської довідки зазначаються: 

- порядковий номер запису (рядка);

- зміст операції (тобто, що саме і як виправляється);

- дебет та кредит рахунків бухгалтерських проведень, що виникають внаслідок виправлення помилки. В цьому випадку їх буде два, отже, рядків також буде два: на суму витрат і зобов’язання перед підрядником, визнаних за актом (наприклад, якщо йшлося про поточний ремонт офісу: Дт 92 Кт 631), і суму ПДВ у вартості таких робіт (Дт 641/ПДВ Кт 631); 

- сума за проведеними операціями.