Коли можна знищити первинні документи?

Строк зберігання документів згідно ПКУ

Це питання ми розглядали тут.

За загальним правилом, згідно з пп. 44.3.2 ПКУ, 1825 днів (5 років) – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються платниками податку на прибуток, а також юрособами-«єдинниками».

До речі, для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 39-2 ПКУ (тобто ТЦУ та оподаткування прибутку КІК), строк зберігання — 2555 днів (пп. 44.3.1 ПКУ).

Для інших документів — 1095 днів (пп. 44.3.3 ПКУ).

Строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

Наприклад, ТОВ перебуває на ЄП групи 3 (5%) і подає звітність поквартально. Строк подання декларації з ЄП за третій квартал 2022 року — 09.11.2022 р.

Тож строк 1825 днів для документів, на підставі яких складалася декларація, починає відлічуватися з 09.11.2022 р. Граничний строк зберігання таких документів — 08.11.2027 р.

Але на період карантину, який почався 12.03.2020 р., а потім і воєнного стану цей строк було призупинено. Карантин скасовано з 01.07.2023 р. А згідно з новою редакцією п. 69.9 підр. 10 розд. ХХ ПКУ строк, призупинений на період воєнного стану, знову поновлено з 01.08.2023 р. 

Це означає, що для документів за наведеним нами вище прикладом строк призупиняється з 09.11.2022 р. по 31.07.2023 р. Таким чином, строк 1825 днів слід починати відлічувати з 01.08.2023 р. Граничний строк зберігання документів буде - 30.07.2028 р.

Але ПКУ передбачає строк зберігання документів тільки для потреб оподаткування. Але окрім ПКУ питання зберігання документів регламентуються й іншими нормативними документами, про що далі.

Строк згідно з Переліком № 578/5

Перелік № 578/5 є основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

Відповідно до п. 1.7 Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Пунктом 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Зокрема, пп. 4.2 п. 4 «Бухгалтерський облік та звітність» розділу I Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

Крім того, п. 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності — забороняється.

У примітках до окремих документів зазначається, що встановлений строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки державними податковими органами тощо.

Наприклад, якщо первинний документ складено в третьому кварталі 2022 року і він використовувався для складання декларації з ЄП групи 3 (5%), і згідно з Переліком № 578/5 строк зберігання такого документа три роки, причому податкова перевірка за цей період проведена, то відлік строку зберігання такого документа починається з 01.01.2023 р. і завершується 31.12.2025 р.

Але з урахуванням норм ПКУ, які ми навели вище, цей документ слід зберігати до 30.07.2028 р.

З цього приводу в ІПК ДПСУ від 19.07.2023 р. № 1969/ІПК/99-00-21-02-02-06 читаємо, що питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись окремо для кожного виду документа, виходячи з приписів Переліку № 578/5 та з урахуванням вимог підпунктів 44.3 та 44.4 ПКУ.

Тобто, при визначенні строку зберігання потрібно враховувати як норми ПКУ, так і норми Переліку № 578/5. І орієнтуватися на той строк, який настає пізніше.

Процедура знищення документів

Про процедуру знищення документів ми детально писали тут.

Скажемо тут тезисно.

Перш ніж знищити документи, потрібно провести експертизу їх цінності. Для цього на підприємстві слід створити комісію, з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу такої комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юридичні особи (за згодою).

Документи для знищення оформляються актом.

Далі цей акт подається на затвердження до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради).

Після погодження та затвердження акту документи можна знищувати. Документи передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної зазначаються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду та зберігаються в архіві підприємства. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.