Податківці у ІПК ДПС від 19.03.2021 р. №1067/ІПК/99-00-21-02-02-06 з метою визначення строку зберігання первинних документів, які стосуються діяльності суб’єктів господарювання, радять звертатись до наказу Мін’юсту від 12.04.2012 р. №578.
Разом з цим, для первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних із обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, діють строки зберігання, передбачені пп. 44.3 та пп. 44.4 ПКУ.
Зокрема, пп. 44.3 ПКУ передбачено обов’язок зберігати первинні документи (документи, пов'язані з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи) не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст. 39 та 39-2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.
Отже, платники податків повинні зберігати документи у терміни, визначені Наказом №578. Але ці терміни не повинні бути меншими, ніж передбачені ст. 44 ПКУ.
У наказі №578 визначено, що первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку й податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання та списання майна й матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) мають зберігатись не менше ніж 3 роки.
3 роки мають зберігатись і облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо).
При цьому, окремих строків, що стосуються первинних документів, які використовуються для обчислення первісної вартості створеного ОЗ, в тому числі і будівництва – не передбачено.
Разом з цим, строк зберігання в 10 років встановлюється для документів (акти, огляди, доповідні записки, звіти) про хід будівництва, а також документів (акти, рішення, доповідні записки, довідки) про прийом в експлуатацію закінчених будівництвом об’єктів.
Зауважимо, що згідно з пп. 2.10 Наказу №578 відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, відлік строку зберігання документів, складених в 2014 році, розпочинається з 1 січня 2015 року.
Таким чином, первинні документи, на підставі яких визначається первісна вартість створеного об’єкту ОЗ (видаткові накладні, акти виконаних робіт), мають зберігатись протягом 3 років.
Також звертаємо увагу, податківці наголошували, що оскільки перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ під час карантину зупиняється, то строки зберігання документів на період дії карантину також продовжуються.
Однак, навіть, якщо строк зберігання документів вже минув, просто так знищувати їх не можна!
За наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. При цьому вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Тобто знищити можна лише ті документи, на які є акт експертизи, що дозволяє таке знищення.
***
Читайте також:
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити