Постачальник надав документи в е-вигляді та відмовляється їх надати в паперовому: чи правомірно це?

Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

У п. 2.1 Положенні №88 зазначено, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Звертаємо увагу, що для автоматизації та впорядкування усіх процесів, пов’язаних з документами, існують сервіси електронного документообігу. Найпопулярнішими на українському ринку є такі: M.E.Doc, СОТА, ВЧАСНО, FlyDoc, StarDoc, DocumentOnline, Елект-ронна звітність Paperless, FREDO ДокМен, FREDO Звіт, Арт-Офіс, Арт-Звіт Pro.

Їх функціонал дозволяє підписувати електронні документи, обмінюватися ними з контрагентами та вести звітність. Підписати електронний документ можна й онлайн на порталі "Дія", скориставшись сервісом підписання документів. Таку ж можливість надає і Приват24.

Відповідно до ст. 5 Закону №851, електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Усі обов’язкові реквізити, які має містити документ, передбачено ст. 9 Закону про бухоблік.

У ст. 8 Закону №851 юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону «Про електронні довірчі послуги». При цьому електронний підпис несе таку ж юридичну силу, як і власноручний, має найвищий рівень довіри та гарантує автентичність даних.

Отже, оформлений належним чином електронний документ згідно із ч. 2 ст. 9 Законом про бухоблік має такий же статус (юридичну силу), як і паперовий.

Відповідно до законодавства у сфері електронного документообігу та електронних довірчих послуг, документи з накладеним КЕП є оригіналами документів так само, як і аналогічні паперові версії документів з власноручним підписом. Тому нічого не стоїть на заваді до використання первинних електронних документів у бухгалтерському обліку та подання їх державним органам на перевірку.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Тобто первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. А у разі перевірки,  на вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємство зобов’язане буде за свій рахунок зробити копії таких документів на паперовому носії.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в порядку, визначеному законодавством.

Прикладом візуальної форми є PDF-формат документа згідно з Переліком форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання, затверджено-го наказом Мін’юсту від 11.11.2014 р. №1886/5.

Зазначимо, що для електронної "первинки", як і для паперової "первинки" встановлено загальноприйнятий строк зберігання (п. 6.4 Положення №88).

Датою складання та підписання електронного документу буде дата, вказана в первинному документі, тобто з дотриманням вимог ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, де заначено, що  господарські операції повинні відображатися в тому звітному періоді, у якому вони здійснені.

Із запитання виходить, що постачальники повністю перейшли на електронний документообіг, тому і відмовляють у наданні паперового документу. Але якщо покупець бажає отримати паперовий варіант первинного документу, а постачальник наполягає на електронному, то для уникнення непорозумінь постачальник мав попередити про це покупця та запропонувати укласти  додаткову угоду на електронний документообіг. Адже електронні документи підписуватимуться електронним підписом. А в ч. 3 ст. 207 ЦКУ зазначено, що використання при здійсненні правочинів електронного підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін.

У ситуації, що розглядається, також було запитання: на підставі чого покупцеві відобразити оприбуткування товару в бухобліку, адже відвантаження товару відбулося, але електронну ВН не підписано. Зазначимо, навіть, якщо вищезазначеної угоди не було, це не робить електронний первинний документ нечинним. І те, що покупець не підписав електронну видаткову накладну від постачальника, не робить документ недійсним, адже попереднє погодження електронного документа від покупця законом не вимагається. Тому незалежно від того, чи підписав покупець електронну ВН, вона як і паперовий варіант, дає право на оприбуткування в обліку придбаного товару за датою, вказаною в видатковій накладній. Тому радимо підписати відповідним чином оформлену електронну ВН, оскільки вона, як і паперовий документ, має містити підписи обох сторін, тим більше, що відвантаження товару відбулося в повному обсязі і він не містить жодних пошкоджень та браку. Потім таку підписану електронну ВН підприємство може роздрукувати на папері та підкріпити до первинних документів.