Як розрахувати компенсацію за використання автомобіля головою правління ОСББ?

Згідно зі ст. 125 КЗпП, працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). При цьому розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку (а вони наразі не встановлені), згідно з КЗпП, визначаються власником або уповноваженим ним органом (тобто адміністрацією) за погодженням із працівником.

Автомобіль навряд чи можна прямо віднести до інструменту, проте очевидно, що норма КЗпП є досить застарілою і немає перешкод для її ширшого тлумачення. Тож, на наше переконання, працівники, які використовують автомобіль для потреб підприємства, мають право на одержання за нього компенсації. Мало того, компенсації за використання інструмента і транспорту Кабмін виокремлює в одному пункті Переліку №1170 (п. 11). Аналогічно виокремлено відповідні виплати й у п. 3.22 Інструкції №5.

До речі, у ст. 125 КЗпП йдеться саме про «свої інструменти», а отже, на наш погляд, автомобіль має належати працівникові, а не використовуватися ним за довіреністю чи просто на праві керування. Якщо авто використовується на умовах так званої генеральної довіреності, власником де-юре є інша особа, від імені якої діє повірений (у цьому випадку — працівник), а тому тут краще укласти договір оренди.

Розміри

Як зазначалося, законодавство не встановлює розмірів компенсацій за використання автотранспорту, проте згідно зі ст. 125 КЗпП вони мають визначатися за погодженням із працівником. Це може бути умова укладеного з працівником трудового договору, окремого внутрішнього стандарту (наприклад, положення чи порядку), з яким працівник має бути ознайомлений та згідний. Або окрема заява працівника із дозволом і відпвідним наказом керівника. Розглядаючи розміри компенсації, слід виходити з того, як ОСББ розцінює користь від використання транспорту, хто за домовленістю з працівником оплачує ПММ тощо.

На наш погляд, доцільніше орієнтуватися на звичайну вартість оренди автомобіля, що аналогічний тому авто, яке планується використовувати. Разом з цим можна також орієнтуватися і на розрахунок амортизації автомобіля за тими даними, що наведені у запитанні. Загалом, визначення суми компенсації – виключно на розсуд власника автомобіля та керівника ОСББ. Оскільки в даному випадку це одна й та сама особа (власник авто є головою ОСББ), то рекомендуємо оформити прийняте рішення протоколом загальних зборів ОСББ, адже загальні збори – це найвищий орган управління ОСББ.

Оформлення використання

Як було зазначено вище, використання автомобіля в госпдіяльності слід обумовити письмовою домовленістю з працівником та передбачити у відповідному документі розмір оплати. Водночас, для зв’язку з витратами треба також довести фактичне використання цього транспорту для потреб ОСББ. Як це робити, законодавство не регламентує.

Тож домовленість із працівником (або внутрішній стандарт, Правила чи Порядок) має обумовлювати і порядок оформлення відповідних документів. Це можуть бути, наприклад, подорожні листи або інший подібний документ. Більш докладно про подорожні листи ми писали тут>>

Облік пробігу й витрат пального

Тож документи, про які йшлося вище, мають передбачати і фіксування пробігу автомобіля під час його використання для потреб підприємства, а ще працівник надає підтвердні документи на придбані ПММ. Якщо підприємство забезпечує працівника пальним, що придбавається централізовано (власна заправка, талони або паливна картка), то підприємство цікавлять лише кілометри пробігу — для списання пального за узгодженими (затвердженими) нормами. Якщо ж працівник заправляється сам, то він повинен надати авансовий звіт та фіскальні чеки про придбання пального.

Оподаткування

Сума компенсації, яка виплачується підприємством найманому працівнику за використання власного автомобіля при виконанні службових обов'язків є додатковим благом такого працівника і оподатковується ПДФО на підставі  пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ та відображається у формі №1ДФ з ознакою доходу «126».

До складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу включається дохід, отриманий платником податку як додаткове благо у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку, крім тих, що обов’язково відшкодовуються згідно із законом за рахунок бюджету або звільняються від оподаткування згідно із розд. IV ПКУ (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ).

Роботодавець як податковий агент, який нараховує оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 ПКУ (пп. 168.1.1 ПКУ).

Також з нарахованої суми компенсації утримується ВЗ за ставкою 1,5% згідно з пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ.

Згідно до п. 11 розділу І Переліку №1170, на суму компенсації ЄСВ не нараховують.

Нарахування компенсації відображається в обліку записом: Дт 92 Кт 663. Утримано ПДФО: Дт 663 Кт 641/ПДФО, військовий збір - Дт 663 Кт 641/ВЗ. Виплата через касу або на рахунок працівника: Дт 663 Кт 301, 311.

Придбання та списання пального для роботи автомобіля працівника, який використовується ОСББ на умовах виплати працівнику компенсації, ведеться за загальними правилами, так само, як і придбання та списання пального для авто, що належать або орендуються ОСББ. Ми писали про це у статті>>

Тут наведемо матеріал тезисно:

1. Пальне може придбавати сам працівник на АЗС та надавати бухгалтеру авансові звіти та чеки РРО, що підтверджують придбання пальнпереого, потім за авансовими звітами парцівнику компенсуються витрати на придбання пального. Також працівник може отримувати кошти для придбання пального і заздалегідь;
2. ОСББ може самостійно укласти договір з постачальником пального та заправляти авто за талонами або паливними картками;
3. Робота (пробіг) автомобіля підтверджується подорожніми листами, на підставі яких складається акт списання пального;
4. Для списання пального бажано встановити норми списання пального для того автомобіля, який використовується.

***

Також читайте:

• Списання палива - за нормою чи без: «7 хвилин» з Іриною Губіною
• Норми списання палива за одним авто є більшими за нормативні: як бути