Які документи оформлювати для відшкодування вартості капітального ремонту орендодавцем?

Запитання:

Юрособа, яка орендує виробничий та адміністративні корпуси, уклала додаток до договору оренди для погодження капремонту з відшкодуванням орендодавцем його вартості. Проведено ремонт (відремонтовано: дах, стіни, підлогу, замінено вікна, двері тощо), який виконував підрядник на підставі договору з орендарем та з матеріалів замовника (орендаря). Витрати на ремонт адмінкорпусу перевиставлено за актом орендодавцю, а витрати на ремонт промцеху амортизуються. Які документи мають бути оформлені між орендодавцем та орендарем щодо ремонту, крім: договору оренди, додатку про погодження ремонту? Чи потрібен перелік робіт, що саме буде ремонтуватися? Чи потрібно вказувати вартість (на початку ще не відомо скільки коштуватиме ремонт)? При перевиставленні ремонту адмін.корпусу: додаток про проведений ремонт, відшкодування вартості, акт виконаних робіт. Які підтвердні документи ще необхідні - копії актів підрядника та звіт про витрачені матеріали можуть підійти?

Відповідь:

Насамперед зазначимо, що положення ч. 1 ст. 767 ЦКУ зобов'язують орендодавця передати орендарю річ у комплекті та у стані, що відповідають умовам договору найму (оренди) та її призначенню.

Орендар у присутності орендодавця зобов'язаний перевірити справність речі. Якщо орендар у момент передання речі в його володіння не переконається у її справності, річ вважається такою, що передана йому в належному стані (ч. 3 ст. 767 ЦКУ).

Якщо у речі, яка була передана орендарю з гарантією якості, виявляться недоліки, що перешкоджають її використанню відповідно до договору, орендар має право, зокрема, вимагати безоплатного усунення недоліків речі або відшкодування витрат на їх усунення (п. 3 ч. 2 ст. 768 ЦКУ)

Орендар має право змінювати стан речі, переданої йому в оренду, лише за згодою наймодавця (ч. 3 ст. 773 ЦКУ).

Відповідно до ч. 2-3 ст. 776 ЦКУ капітальний ремонт речі, переданої в оренду, провадиться орендодавцем за його рахунок, якщо інше не встановлено договором або законом.

Якщо орендодавець не провів капітального ремонту речі, що перешкоджає її використанню відповідно до призначення та умов договору, орендар має право:

• відремонтувати річ, зарахувавши вартість ремонту в рахунок плати за користування річчю, або вимагати відшкодування вартості ремонту;
• вимагати розірвання договору та відшкодування збитків.

Нормами п. 28 Методрекомендацій №561 встановлено, що приймання закінчених робіт з ремонту і поліпшення основних засобів (модернізація, добудова, реконструкція тощо) оформлюється актом приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів.

Вартість робіт, що приводять до збільшення очікуваних майбутніх вигід від об'єкта основних засобів, включається до капітальних інвестицій з наступним збільшенням первісної вартості основних засобів. Підставою для визнання капітальними інвестиціями витрат, пов'язаних з поліпшенням основних засобів, є зростання внаслідок цих витрат очікуваного терміну корисного використання об'єкта, кількості та/або якості продукції (робіт, послуг), яка виробляється (надається) цим об'єктом (п. 31 Методичних рекомендацій №561).

Дані про змінені техніко-економічні характеристики (вартість, потужність, площа тощо) в результаті їх поліпшення заносяться у технічні паспорти, інвентарні картки або інші регістри аналітичного обліку відповідних об'єктів основних засобів (п. 33 Методичних рекомендацій №561).

У ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік передбачено, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. В ситуації, що розглядається, вони мають підтверджувати витрати для проведення ремонту та поліпшення основних засобів.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі. Такі документи повинні мати обов'язкові реквізити, перелік яких наведено у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. До обов'язкових реквізитів первинних документів, зокрема, належить зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції.

Отже, в ситуації, що розглядається, орендар та орендодавець мають скласти двосторонній акт про приймання-здачі виконаних робіт з капітального ремонту орендованого об'єкта та визначення порядку (способу, графіку) відшкодування витрат на капремонт цього об'єкта. До такого акту додаються примірники або належним чином завірені копії:

• актів виконаних робіт з капітального ремонту, отриманих від підрядника;
• звітів про витрачені матеріали (комплектуючі вироби тощо), отриманих від підрядника;
• накладних, що засвідчують придбання орендарем будівельних матеріалів, комплектуючих виробів тощо.