Оформлення первинних документів при наданні послуг та продажу товарів бюджетним установам

Законом не регламентовані обов’язкові форми первинних документів, які можуть використовувати у своїй діяльності підприємства приватної власності.

Згідно з абз. 11 ст. 1 Закону про бухоблік, первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію. Відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Схоже визначення первинних документів міститься також і в Положенні №88.

У п. 2.1 зазначеного Положення вказано, що первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Мінфін у листі від 13.06.2017 р. №35210-07/23-2135/1/1902 нагадує, що підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи - документи, які містять відомості про господарську операцію.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.

Отже, приватне підприємство може використовувати як «свої» форми документів - видаткові накладні на товар та акт виконанних робіт на послуги, так і ті, що використовують бюджетні установи - дефектні акти, акти-прийому передачі. Головне, щоб вони відповідали наведеним вище вимогам.

Можна оформлювати різні пакети документів для різних клієнтів, а також можна формувати  бюджетникам один з двох пакетів документів на вибір:

• накладні на товар та акт виконанних робіт (загальноприйняті форми);
• дефектні акти, акти-прийому передачі (суто бюджетні форми).

На думку автора, дефектний акт є аналогією акту виконаних робіт, а акт прийому-передачі запчастин – аналогією накладної, адже вони підтверджують однинакові господарські операції.

Тому податкові накладні у разі вибору «бюджетного» пакету документів можна складати у звичайному порядку:

1. ПН на вартість послуг згідно з дефектним актом;
2. ПН на вартість запчастин  згідно з актом прийому - передачі запчастин або накладної (якщо бюджетні підприємства погодяться на оформлення накладних).