Який первинний документ можна використовувати для списання пального для роботи автомобіля?

Підставою для списання використаних автотранспортом паливно-мастильних матеріалів  є первинні документи. Причому для легкових автомобілів до 16.04.2013 р. таким первинним документом був подорожній лист, форма та порядок заповнення якого були затверджені наказом Держкомстату №74. Однак на сьогодні цей наказ уже не діє. Водночас, підприємство повинно мати первинні документи на списання ПММ. Такі вимоги щодо наявності первинних документів передбачені Законом про бухоблік.

Зауважимо, що можна й надалі продовжувати користуватися звичною формою подорожнього листа або ж розробити власну форму, взявши, скажімо, за основу скасовану типову. Також форму первинного документа для обліку роботи транспортного засобу можна розробити самостійно. Головне, щоб такий подорожній лист мав всі обов’язкові реквізити, зазначені в п. 2.4 Положення №88, а також всі показники, що потрібні для ведення обліку роботи транспорту та використання пального (зокрема, показники спідометру та залишки пального на початок і кінець облікового періоду, за який складається подорожній лист, відомості про пробіг, заправку і витрати пального тощо). Як правило, ці моменти прописують в окремому наказі (розпорядженні) директора, яким затверджують форму.

Якщо ж вирішено користуватися скасованою формою подорожнього листа (для легкових автомобілів), то під час його заповнення можна керуватися нормами Інструкції №74. При цьому дотримуватися всіх вимог щодо заповнення подорожнього листа, прописаних в Інструкції №74, не обов’язково.  Тобто подорожній лист можна складати на тиждень або місяць, а не лише на день (раніше п. 2.1 Інструкції №74 вимагав виписувати його щодня).

Таким чином, з якою періодичністю  складати  подорожні  листи підприємство вирішує самостійно – чи буде це тижневий період, чи 10-денний, чи місячний. Цей вибір також потрібно прописати в наказі, яким затверджено форму подорожнього листа на підприємстві.