• Посилання скопійовано

Які документи потрібні для визнання витрат з придбання квитків на проїзд у відрядженні?

Які документи потрібні для підтвердження витрат на проїзд підзвітною особою (працівник приватного підприємства), понесених під час відрядження: при проїзді залізничним транспортом, при проїзді авіатранспортом? Квитки придбані підзвітною особою самостійно шляхом оплати з власної банківської картки

Як правило, коли йдеться про квитки, які працівник придбаває самостійно шляхом оплати з власної банківської картки, це електронні квитки. А щодо них податківці висувають певні вимоги, як щодо підтвердження факту придбання, так і щодо підтвердження факту використання працівником.  Про що ми писали тут.

На думку податківців, оскільки форм електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним, авіаційним, морським і річковим транспортом законодавчо не встановлено, то вони не можуть вважатися розрахунковими документами.

Для підтвердження витрат на придбання електронних квитків на зазначені види транспорту необхідним є такий пакет документів:

  • оригінал розрахункового або платіжного документу, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
  • роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира;
  • посадковий документ, перевізний документ, роздрукований на паперовому носії (транспортні квитки).

Аналогічно, згідно з роз’ясненнями «ЗІР» (підкатегорія  103.17) , у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання (та, відповідно, визнання витрат щодо його використання) є такі документи:

  • оригінал розрахункового або платіжного документц, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
  • роздрукована на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

  • роздрукований на паперовому носії посадочний документ, який одночасно є розрахунковим документом;
  • у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
  • у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

Але і в цьому випадку не слід забувати про розрахунковий (платіжний) документ, про що ми зазначали вище.

Податківці наголошують: якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтверджувального розрахункового документу, що засвідчує понесення працівником таких витрат, то сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується ПДФО за ставкою 18%.

На нашу ж думку, оскільки йдеться про відшкодування непідтверджених витрат на відрядження, в такому випадку виникне не додаткове благо, а так звані надміру витрачені кошти, які теж є оподаткованими ПДФО за ставкою 18% згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, і відображаються у формі №1ДФ із ознакою доходу «118». При цьому не слід забувати і про норму п. 164.5 ПКУ, яка вимагає до такого доходу застосовувати «натуральний» коефіцієнт (наразі – 1,21951), перш ніж оподаткувати його ПДФО.

А ще такий дохід оподатковується військовим збором за ставкою 1,5%. Щоправда, при цьому «натуральний» коефіцієнт не застосовується.

Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!

Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!

Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.

Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.

Зареєструватись

Автор: Степанов Михаил

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Облік та звітність/Первинні документи, типові форми

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі консультації рубрики «Первинні документи, типові форми»

  • Оформлення документів на службовий автомобіль
    Підприємство придбало легкове авто (єдине на підприємстві). Чи обов'язково складати Порядок використання легкового авто для поїздок, пов'язаних зі службовою діяльністю? Яким наказом (зразок) затвердити право водіння авто (водить директор та начальник збуту), норми витрати ПММ? Медпрацівника та механіка на підприємстві немає, чи можливий виїзд без них, чи можливо їх замінити директором, чи з бланку подорожнього листа можемо прибрати ці посади? Які ще накази на авто потрібно скласти?
    05.08.202568
  • ТТН при перевезенні врожаю на елеватор: чи потрібна вартість?
    Чи є обов'язковим зазначення вартості товару (врожаю) в товарно-транспортній накладній при його перевезенні з поля на елеватор для подальшого відповідального зберігання, якщо остаточна вартість фіксується в акті приймання-передачі?
    05.08.202537
  • Дата включення доставки в собівартість товару: ТТН чи акт?
    Підприємство на загальній системі оподаткування отримало товар 05.07.2025 р. Чи правомірно включати вартість його доставки, виконану перевізником «Нова пошта», до первісної вартості на підставі ТТН від 05.07.2025 р., якщо акт наданих послуг від перевізника датований пізнішою датою — 10.07.2025 року?
    31.07.20251 1072
  • Документальне оформлення звернення покупця у разі настання гарантійного випадку
    Якщо підприємство як продавець продає генератор і в договорі купівлі-продажу вказано гарантійний термін - 12 місяців, то у випадку настання гарантійного терміну, який документ від покупця про настання гарантійного випадку підприємство має отримати?
    29.07.202530
  • Розподіл відповідальності за підписання прибуткових накладних
    На підприємстві виникли розбіжності щодо обов'язків підписання прибуткових накладних. Співробітник складу - матеріально-відповідальна особа стверджує, що вона відповідає тільки за кількість і цілісність товару, а за вартісні показники (ціна, сума) має відповідати бухгалтерія. Чи справді так є?
    25.07.202561