Які документи потрібні для визнання витрат з придбання квитків на проїзд у відрядженні?

Як правило, коли йдеться про квитки, які працівник придбаває самостійно шляхом оплати з власної банківської картки, це електронні квитки. А щодо них податківці висувають певні вимоги, як щодо підтвердження факту придбання, так і щодо підтвердження факту використання працівником.  Про що ми писали тут.

На думку податківців, оскільки форм електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним, авіаційним, морським і річковим транспортом законодавчо не встановлено, то вони не можуть вважатися розрахунковими документами.

Для підтвердження витрат на придбання електронних квитків на зазначені види транспорту необхідним є такий пакет документів:

• оригінал розрахункового або платіжного документу, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира;
• посадковий документ, перевізний документ, роздрукований на паперовому носії (транспортні квитки).

Аналогічно, згідно з роз’ясненнями «ЗІР» (підкатегорія  103.17) , у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання (та, відповідно, визнання витрат щодо його використання) є такі документи:

• оригінал розрахункового або платіжного документц, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
• роздрукована на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
• оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

• роздрукований на паперовому носії посадочний документ, який одночасно є розрахунковим документом;
• у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
• у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

Але і в цьому випадку не слід забувати про розрахунковий (платіжний) документ, про що ми зазначали вище.

Податківці наголошують: якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтверджувального розрахункового документу, що засвідчує понесення працівником таких витрат, то сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується ПДФО за ставкою 18%.

На нашу ж думку, оскільки йдеться про відшкодування непідтверджених витрат на відрядження, в такому випадку виникне не додаткове благо, а так звані надміру витрачені кошти, які теж є оподаткованими ПДФО за ставкою 18% згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, і відображаються у формі №1ДФ із ознакою доходу «118». При цьому не слід забувати і про норму п. 164.5 ПКУ, яка вимагає до такого доходу застосовувати «натуральний» коефіцієнт (наразі – 1,21951), перш ніж оподаткувати його ПДФО.

А ще такий дохід оподатковується військовим збором за ставкою 1,5%. Щоправда, при цьому «натуральний» коефіцієнт не застосовується.