• Посилання скопійовано

Які документи потрібні для визнання витрат з придбання квитків на проїзд у відрядженні?

Які документи потрібні для підтвердження витрат на проїзд підзвітною особою (працівник приватного підприємства), понесених під час відрядження: при проїзді залізничним транспортом, при проїзді авіатранспортом? Квитки придбані підзвітною особою самостійно шляхом оплати з власної банківської картки

Як правило, коли йдеться про квитки, які працівник придбаває самостійно шляхом оплати з власної банківської картки, це електронні квитки. А щодо них податківці висувають певні вимоги, як щодо підтвердження факту придбання, так і щодо підтвердження факту використання працівником.  Про що ми писали тут.

На думку податківців, оскільки форм електронних квитків на перевезення пасажирів і багажу та вантажів автомобільним, авіаційним, морським і річковим транспортом законодавчо не встановлено, то вони не можуть вважатися розрахунковими документами.

Для підтвердження витрат на придбання електронних квитків на зазначені види транспорту необхідним є такий пакет документів:

  • оригінал розрахункового або платіжного документу, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
  • роздрук на папері частини електронного авіаквитка з вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира;
  • посадковий документ, перевізний документ, роздрукований на паперовому носії (транспортні квитки).

Аналогічно, згідно з роз’ясненнями «ЗІР» (підкатегорія  103.17) , у разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання (та, відповідно, визнання витрат щодо його використання) є такі документи:

  • оригінал розрахункового або платіжного документц, який підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера);
  • роздрукована на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція);
  • оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира.

У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд підставою для відшкодування витрат на його придбання є:

  • роздрукований на паперовому носії посадочний документ, який одночасно є розрахунковим документом;
  • у разі перевезення багажу - роздрукований на паперовому носії перевізний документ;
  • у разі окремого замовлення послуги (зокрема, послуги з користування комплектом постільних речей, резервування місць) - роздрукований на паперовому носії документ на послуги).

Але і в цьому випадку не слід забувати про розрахунковий (платіжний) документ, про що ми зазначали вище.

Податківці наголошують: якщо для відшкодування витрат на придбання електронного авіаквитка за наявності посадкового талона відряджена особа не надає роботодавцю підтверджувального розрахункового документу, що засвідчує понесення працівником таких витрат, то сума відшкодування цих витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої особи як додаткове благо та оподатковується ПДФО за ставкою 18%.

На нашу ж думку, оскільки йдеться про відшкодування непідтверджених витрат на відрядження, в такому випадку виникне не додаткове благо, а так звані надміру витрачені кошти, які теж є оподаткованими ПДФО за ставкою 18% згідно з пп. 164.2.11 ПКУ, і відображаються у формі №1ДФ із ознакою доходу «118». При цьому не слід забувати і про норму п. 164.5 ПКУ, яка вимагає до такого доходу застосовувати «натуральний» коефіцієнт (наразі – 1,21951), перш ніж оподаткувати його ПДФО.

А ще такий дохід оподатковується військовим збором за ставкою 1,5%. Щоправда, при цьому «натуральний» коефіцієнт не застосовується.

Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!

Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!

Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.

Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.

Зареєструватись

Автор: Степанов Михаил

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Облік та звітність/Первинні документи, типові форми

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі консультації рубрики «Первинні документи, типові форми»

  • Доставка вантажу за CMR з розвантаженням у різних місцях за Lieferschein
    ТОВ здійснює міжнародні перевезення вантажу з України в Німеччину. У CMR зазначено одне місце розвантаження (головний склад замовника в Берліні), але фактично вантаж розвантажується в кількох магазинах у різних містах Німеччини згідно з Lieferschein. Чи це правомірно? Чи допустимо використовувати одну CMR із зазначенням загальної ваги вантажу та єдиного місця розвантаження, якщо фактично товар розвантажується в різних місцях? Як коректно оформити документи для такого перевезення?
    03.04.2025183
  • Хто виписує ТТН - замовник чи вантажовідправник?
    У Правилах перевезень автомобільним транспортом в Україні зазначено, що ТТН виписує замовник (вантажовідправник) у трьох примірниках. Як бути, якщо замовник і вантажовідправник - це різні особи? Хто повинен виписувати ТТН і хто несе відповідальність за неправильне ЇЇ оформлення?
    03.04.20251 749
  • Як платник податків подає повідомлення про неможливість вивезення/втрату первинних документів?
    Повідомлення про неможливість вивезення/втрату первинних документів в довільній формі платник податків подає до ДПС за основним місцем обліку платника податків – в е-вигляді в меню «Листування з ДПС» ; або будь-якого діючого ЦОП – на паперових носіях
    28.03.202552
  • Чи використовують факсиміле при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку?
    Використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства, крім первинних документів, де воно не передбачено
    27.03.20251 8972
  • Оформлення ТТН при заміні водія
    Під час перевезення вантажу відбулася заміна водія: спочатку перший водій здійснював транспортування майже до місця призначення, після чого його замінив інший водій, який доставив і вивантажив товар. Чи потрібно оформлювати нову товарно-транспортну накладну при заміні водія під час перевезення вантажу? Чи достатньо внести зміни до наявної ТТН при зміні водія транспортного засобу?
    27.03.2025824