Чи можна компенсувати витрати зарядки електромобіля співробітником вдома?

Одразу зазначимо, що однозначної відповіді на це питання немає.

Якщо розглядати суть операції, то працівник поніс витрати, які має компенсувати підприємство. З позиції оподаткування така компенсація є додатковим благом і має оподатковуватися як додаткове благо, тобто, з суми компенсації слід утримати ПДФО (18%), ВЗ (5%), на руки працівнику виплатити кошти за мінусом податків, а податки перерахувати до бюджету.

Однак, для компенсації витрат потрібно надати підтвердні документи. І ось тут виникає складність. Адже якщо автомобіль було заряджено від "розетки в будинку" працівника, то як зафіксувати обсяг електроенергії та визначити її вартість? Щодо останнього можна взяти тарифи з договору про постачання електроенергії та платіжне доручення про оплату, а от з обсягом — це питання.

Можливі варіанти розрахунку обсягу електроенергії:

1) На підставі технічних даних електромобіля та подорожніх листів. Знаючи ємність батареї та середнє споживання електроенергії на 1 км пробігу (згідно з технічною документацією або практичними замірами), а також маючи дані про пробіг автомобіля в службових цілях (з подорожніх листів або аналогічних документів), можна розрахувати орієнтовний обсяг спожитої електроенергії;

2) На підставі показників домашнього лічильника електроенергії (складніший варіант). Цей варіант потребує фіксації показників лічильника до та після зарядки, що може бути незручно та не завжди точно відображатиме витрати саме на службовий автомобіль.

Документальне підтвердження та податкові ризики

Яким документом підтвердити такі дані? Можна скласти акт, зафіксувавши дані розрахунку та вартість. Обов’язково потрібно буде додати підтвердні документи, розрахунок, можливо, фотофіксацію показників лічильника.

Проте, в цьому випадку податківці можуть ідентифікувати операцію як надання послуг, і окрім того, що потрібно буде сплатити ПДФО та військовий збір у загальному порядку, існує ще один потенційний ризик. Якщо така компенсація буде постійною, ДПС може трактувати це як ведення співробітником підприємницької діяльності, яку потрібно зареєструвати. Тому, в умовах значної невизначеності, пропонуємо отримати індивідуальну податкову консультацію з цього приводу, оскільки нормативне регулювання щодо оформлення даної операції відсутнє.

Якщо ж буде прийнято рішення не оплачувати витрати на зарядку, то в цьому разі підприємство отримало електроенергію безоплатно. Як обліковувати, див. нашу консультацію: Витрати на заряджання електромобіля: як облікувати?.

Наразі найбільш дієвий механізм щодо надання компенсації є нарахування премії в розмірі, еквівалентному орієнтовній вартості зарядки. Однак, у цьому випадку сума премії буде оподатковуватися як заробітна плата.

Висновки:

Компенсація як додаткове благо: Витрати на зарядку електромобіля вдома компенсуються як додаткове благо з утриманням ПДФО (18%) і ВЗ (5%);

Документальне підтвердження: Потрібні документи для фіксації обсягу електроенергії (розрахунок за техданими авто, пробігом або лічильником) та вартості (тарифи, платіжки), оформлені актом із можливими фотофіксаціями;

Премія як альтернатива: Для уникнення податкових ризиків (трактування компенсації як підприємницької діяльності) доцільно нараховувати премію, еквівалентну вартості зарядки, яка оподатковується як зарплата.