Як відшкодувати працівнику оплату юридичних послуг, наданих нерезидентом на користь підприємства?

Запитання: 

1. Як оформити відшкодування та документально підтвердити?

2. Чи можна кошти перерахувати не на гривневий рахунок працівника в українському банку, а на іноземний банківський рахунок працівника?

3. Компенсація проводиться загальною сумою чи частинами?

4. В які строки відзвітувати та відшкодувати кошти?

5. Як оподатковується дана операція ПДВ?

6. Чи є додаткові обмеження щодо сум банком?

Відповідь:

Чи може працівник за власний рахунок оплати послуги для свого роботодавця?

Мінфін у своєму листі від 27.02.2019 р. №11220-16-7/5907 на підставі ст. 21, 29 та 30 КЗпП  визначив: якщо працівник в рамках його трудових обов’язків придбає товар (роботи, послуги), то незалежно від того, чи за власні, чи за підзвітні кошти він це робить, такі відносини слід розглядати як трудові.

Якщо дотримані вимоги щодо доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат з виконанням дорученої йому роботи, то виплачена сума компенсації такому працівнику не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором, – стверджує Мінфін.

Теж саме підтверджують і податківці в своїй  ІПК від 21.03.2019 р. №1143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, зазначивши варіанти податкових наслдіків:

• якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат;
• якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов’язано з виконання трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується ПДФО та військовим збором на загальних підставах (див. нашу новину тут).

Таким чином, якщо працівник оплатив юридичні послуги за підприємство, то це має бути службовим завданням, тому рекомендуємо закріпити це наказом.

Якими документами підтвердити витрати?

Для відшкодування понесених витрат працівнику потрібно подати авансовий звіт з документальним підтвердженням витрат. Оскільки він працює дистанційно за кордоном, то звітування буде в е-формі (див. «ДК» №17 від 22.04.2024 р).

Для підтвердження витрат на вимогу пп. 170.9.1 ПКУ при звітуванні працівнику потрібно буде надати документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти та також інвойс або акт наданих послуг про безпосереднє отримання юридичних послуг ТОВ.

При цьому можна обійтися і без акту. Адже рахунок-фактура (інвойс) може вважатися первинним документом, якщо він містить усі обов’язкові реквізити відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік та пп. 2.4 Положення №88:

• назву документа (форма);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю вимірювання госпоперації;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.

Міністерство фінансів України підтверджує це у своїх листах від 16.02.2017 р. №31-11410-06-5/4339 та від 22.08.2017 р. №35210-07/23-3364/2658. Водночас, воно додає ще одну умову для набуття рахунком-фактурою (інвойсом) статусу первинного документа. Так, первинним документом рахунок-фактура (інвойс) стане лише після його оплати. Документом, що підтверджує оплату, буде платіжна інструкція, проведена банком, або банківська виписка, яка показує списання коштів з рахунку при оплаті платіжною карткою.

Тож подаємо звіт та додаємо підтвердження оплати та інвойс або акт наданих послуг. Отримувачем таких послуг має бути саме підприємство. Якщо сума витрат суттєва, то також потрібно додати ЗЕД-контракт.

У якій валюті компенсувати та куди перерахувати кошти?

При визначенні валюти відшкодування податківці посилаються на Інструкцію №59, яка для приватного бізнесу має рекомендаційний характер (див. нашу новину тут.) У загальному випадку слід зважати на ст. 5 Закону про валюту та валютні операції, яка є прямою нормою і застосовується усіма без виключень.

Так, усі розрахунки на території України проводяться виключно у гривні, крім розрахунків за:

• операціями зі здійснення іноземних інвестицій та повернення іноземному інвестору прибутків, доходів (у тому числі дивідендів) та інших коштів, одержаних на законних підставах у результаті здійснення іноземних інвестицій;
• операціями банків з надання банківських та інших фінансових послуг на підставі банківської ліцензії;
• операціями з надання фінансових послуг, що надаються небанківськими фінансовими установами та операторами поштового зв’язку, які мають ліцензію НБУ на здійснення валютних операцій;
• операціями з розміщення, виплати грошового доходу та погашення облігацій, казначейських зобов’язань України, номінованих в іноземній валюті, якщо це передбачено проспектом цінних паперів (умовами їх розміщення);
• операціями з купівлі-продажу державних цінних паперів, номінованих в іноземній валюті, якщо ініціатором або отримувачем за такою валютною операцією є банк;
• іншими операціями, визначеними МКУ та (або) нормативно-правовими актами Національного банку України (ст.5 Закону про валюту та валютні операції).

В переліку дозволених розрахунків в валюті відсутні операції щодо відшкодування витрат, понесених у відрядженні. При цьому такі витрати проводяться в межах трудових відносин, тому відшкодування проводиться у національній валюті (гривні), що виплачується на картку працівника/окремий рахунок, який відкритий та обслуговується банком України або ж готівкою з урахуванням обмежень щодо виплат через касу підприємства. Останнє технічно не можливо, тому що працівник перебуває за кордоном.

Відшкодування проводиться за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості (ЗІР, (109.19): "В якій валюті (іноземній чи національній) та в які терміни здійснюється повернення працівникові сплачених у відрядженні за кордоном власних коштів?").

Кошти компенсуються за даними звіту або повністю, або частково. Це суто управлінське рішення підприємства. Якщо частково в різні періоди, то потрібно пам’ятати, що монетарна заборгованість обліковується відповідно до НП(С)БО 21. Так, відповідно до пп. 8 П(С)БО 21, курсові різниці за монетарними статтями в іноземній валюті визначають на дату балансу, а також на дату здійснення господарської операції у її межах або за всією статтею (відповідно до облікової політики) (див. «ДК» №31 від 03.08.2020 р.).

Тобто доведеться розраховувати курсові різниці, які будуть відображені в обліку підприємства як дохід або витрати.

У які строки слід повернути кошти?

Ситуація, коли підприємство саме має виплатити кошти працівнику, нормами ПКУ та Положенням №148 не регулюється, саме тому, що за працівником немає боргу щодо повернення підзвітних коштів.

У цьому випадку  орієнтуємося на загальні норми ЦКУ щодо зобов’язань, зокрема, строки виконання зобов’язання і строки позивної давності.

Відповідно до ст. 526 ЦКУ, зобов'язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог ЦКУ, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог - відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться.

Відповідно до ст. 530 ЦКУ, якщо у зобов'язанні встановлений строк (термін) його виконання, то воно підлягає виконанню у цей строк (термін). Якщо строк (термін) виконання боржником обов'язку не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов'язок у семиденний строк від дня пред'явлення вимоги, якщо обов'язок негайного виконання не випливає із договору або актів цивільного законодавства. Це загальні норми ЦКУ, а підприємство може встановити такі строки у Положенні про відрядження. Якщо строки не встановлені, то повернути борг працівнику потрібно протягом 7 днів від дня, коли працівник пред’явив вимогу про таке повернення.

Податківці це підтверджують, відповідаючи на питання в БЗ ЗІР (109.14): «Чи передбачені терміни повернення коштів підприємством працівнику, який витратив власні кошти на господарські потреби (послуги) або у відрядженні?»..

Про строки звітування більш детально у нашій консультації див. тут.

ПДВ при отриманні послуг від нерезидента

Якщо юридичні послуги надає нерезидент — неплатник ПДВ (який не має постійного представництва в Україні) і місцем постачання послуг є митна територія України, виникає обов'язок нарахування ПЗ з ПДВ. Порядок оподаткування послуг, що постачаються нерезидентами, місце постачання яких розташоване на митній території України, встановлені ст. 208 ПКУ, а місце постачання послуг визначається за ст. 186 ПКУ.

Відповідно до пп. «б» п. 185.1 ПКУ, для визначення об'єкта оподаткування ПДВ послуг треба визначити місце постачання такої послуги. Нормами пп. 186.4 ПКУ застережено, що місцем постачання послуг є місце реєстрації постачальника таких послуг, крім операцій, зазначених у пп. 186.2 і 186.3 ПКУ.

Відповідно до пп. «в» пп. 186.3 ПКУ, місцем постачання юридичних послуг (у тому числі адвокатських) вважається місце, в якому отримувач послуг зареєстрований як суб'єкт господарювання або — в разі відсутності такого місця — місце постійного чи переважного його проживання.

Отже, отримання резидентом юридичних послуг від нерезидента є об'єктом оподаткування ПДВ за основною ставкою 20% як постачання послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України (пп. «б» пп. 185.1 ПКУ).

Згідно з пп. 190.2 ПКУ, базою оподаткування послуг, які поставляються нерезидентами на митній території України, є договірна (контрактна) вартість таких послуг з урахуванням податків та зборів, за винятком ПДВ, що включаються до ціни постачання відповідно до законодавства. Визначена вартість перераховується в національну валюту за валютним (обмінним) курсом НБУ на дату виникнення ПЗ.

А датою виникнення ПЗ з ПДВ згідно з пп. 187.8 ПКУ є одна з подій, яка відбулася раніше:

• або дата списання коштів з банківського рахунку платника податку на оплату послуг;
• або дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг нерезидентом.

Ця норма ПКУ є прямою, тому оподаткування юридичних послуг, отриманих від нерезидента, проводиться в загальному порядку.

Нюанси щодо відображення імпорту послуг в декларації з ПДВ див. у нашій консультації тут.

Фінансовий моніторинг

Щодо фінансового моніторингу потрібно розглянути дві операції, зокрема, імпорт послуг за ЗЕД-контрактом та відшкодування витрат працівнику.

Щодо цього питання пропонуємо звернутися безпосередньо до банку, надавши всі необхідні первинні документи, що допоможе ідентифікувати суми та суть операції.

Окремо додаємо консультації:

• Які операції підлягають фінмоніторингу?
• В яких випадках при переказі на картку на вас може звернути увагу фінмоніторинг?
• ТОВ планує відкрити валютний рахунок за кордоном: які особливості його використання?