З якою періодичністю нараховувати фізособі орендну плату за користування її автомобілем?

Згідно з загальним правилом, плата за користування майном вноситься щомісячно, якщо інше не встановлено договором (ч. 5 ст. 762 ЦКУ). Тобто можливо встановити у договорі річний період сплати орендної плати за користування авто. Нагадаємо, що відповідно до ст. 799 ЦКУ договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню.

З точки зору орендодавця – фізичної особи не має значення, за який період вона отримає  орендну плату. 

Проте для ТОВ це питання постає з точки зору своєчасності відображення в бухобліку витрат на оренду автомобіля – адже основне правило бухобліку полягає в тому, що господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах саме у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік).

Оскільки автомобіль перебуває у користуванні ТОВ безперервно цілий рік, то для облікових цілей факт отримання таких послуг за П(С)БО 14 слід фіксувати рівномірно — за звітними періодами. Тобто орендарю у відповідних звітних періодах слід відображати витрати на оренду авто  на прямолінійній основі протягом строку оренди (пп. 9  П(С)БО 14).

Отже, якщо договором передбачено нарахування орендної плати тільки раз на рік, орендарю-юрособі слід у своєму обліку проводити його як мінімум щоквартально, якщо воно подає фінзвітність та/або декларацію з прибутку щоквартально. Якщо ТОВ звітує раз на рік, то і нараховувати витрати на оренду авто йому потрібно з урахуванням річного звітного періоду – календарного року.

Господарські операції в обліку мають відображатися на підставі первинних документів відповідно до ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік. Щодо оренди податківці стабільно дотримуються практики складання акта приймання-передачі послуг (див. листи ДФС від 19.01.2016 р. №919/6/99-99-19-03-02-15, від 10.01.2018 р. №95/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Як мінімум, на кінець кожного бухгалтерського звітного періоду (рік чи квартал) орендар і орендодавець повинні між собою оформляти акт на послуги оренди, що підтверджуватиме факт користування об’єктом оренди протягом певного періоду часу.

З урахуванням всього вищенаведеного, ми вважаємо, що в даному випадку слід розподілити орендну плату на звітні періоди, за які звітує ТОВ, з урахуванням строків виплати орендної плати згідно договору. Наприклад, для річного звітного періоду це буде виглядати так:

1. Складається акт від 31 грудня 2020 року за період з 7 жовтня по 31 грудня 2020 року – цим актом документуються витрати ТОВ  у 2020 звітному році;
2. Чи сплачувати цю суму до кінця 2020 року, сторони вирішують самостійно, враховуючи той факт, що 20 листопада 2020 року вже пройшло. За бажанням сторін оплата за цей період може бути здійснена як в 2020 році, так і до 20 листопада 2021 року;
3. 20 листопада 2021 року складається акт за період з 1 січня 2021 року по 20 листопада 2021 року. Оскільки договором визначено дату 20 листопада як термін розрахунку з орендодавцем, тому саме на цей день складається акт;
4. 31 грудня 2021 року складається акт за період з 21 листопада по 31 грудня 2021 року; 
5. Сторони самостійно вирішують питання щодо оплати за період 21 листопада по 31 грудня 2021 року, оскільки строк оплати (20 листопада 2022 року) ще не настав.

І так далі, складаються акти та здійснюються платежі. За таким самим алгоритмом слід діяти у разі, якщо ТОВ звітує щоквартально – в цьому випадку акти складаються на кінець кожного кварталу. На нашу думку, складати акти щорічно 20 листопада і включати туди річну суму оренди з 21 листопада минулого року по 20 листопада поточного року буде неправильним, оскільки будуть неправильно розподілені витрати ТОВ між різними звітними роками (кварталами).

Відповідно, за актом від 31.12.2020 р. необхідно нарахувати в обліку ТОВ орендну плату за період з 7 жовтня по 31 грудня 2020 р. Строк оплати такого акту – за згодою сторін, до 20 листопада 2021 року або раніше. Якщо у грудні 2020 р. орендна плата буде нарахована, але не виплачена, то  слід буде сплатити ПДФО та військовий збір не пізніше 30 січня 2021 року. Більш докладно про ці строки – тут.

В залежності від дати виплати орендної плати та сплати ПДФО і ВЗ  заповнюється форма №1ДФ за 4 квартал 2020 року:

• Графа 3а – нарахована сума орендної плати за актом за період з 7 жовтня по 31 грудня 2020 року;
• Графа 3 – фактично виплачена у 4 кварталі 2020 року сума орендної плати. Якщо орендна плата у 2020 році не виплачуватиметься, ця графа не заповнюється ;
• Графа 4а – нарахована сума ПДФО з орендної плати за період з 7 жовтня по 31 грудня 2020 року;
• Графа 4 – фактично сплачена у 4 кварталі 2020 року сума ПДФО. Якщо ПДФО буде сплачено в січні 2021 року, графа 4 буде заповнюватись у формі №1ДФ за 1 квартал 2021 року;
• Графа 5 – ознака доходу 127 (див. тут). 

Форма №1ДФ за наступні квартали заповнюється за таким ж алгоритмом – за фактом нарахування та сплати орендної плати та ПДФО і ВЗ.