Документальне підтвердження списання палива для уникнення додаткового блага

Для того, щоб списання палива не трактувалось як використання в особистих цілях, критично важливим є належне документальне оформлення кожного етапу його використання. Основним документом, що підтверджує списання палива на виробничі потреби, є Подорожній лист або його сучасні аналоги, а також Акти списання палива, які формуються на підставі первинних документів про його використання.

Чому акта на списання недостатньо? 

Акт на списання є узагальнюючим документом, який фіксує лише факт та обсяг списаного пального за певний період. Проте він не розкриває змісту господарської операції — тобто не підтверджує, що поїздки були пов'язані саме з господарською діяльністю підприємства. Відсутність такого підтвердження створює ризик, що податкові органи можуть визнати вартість використаного пального додатковим благом працівника з відповідним оподаткуванням ПДФО та військовим збором (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).

Який документ потрібен? 

Підставою для списання пального має бути первинний документ, що фіксує роботу автомобіля. Оскільки типові форми подорожніх листів скасовано, підприємство зобов'язане самостійно розробити та затвердити власну форму такого документа. Це може бути «Подорожній лист», «Маршрутний лист» або документ з іншою назвою.

Цей документ є ключовим, оскільки він:

• обґрунтовує зв'язок поїздок з господарською діяльністю;
• є підставою для бухгалтерського обліку витрат пального;
• дозволяє контролювати пробіг та витрати пального відповідно до встановлених норм.

Розроблена форма повинна містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ст. 9 Законом про бухоблік:

• назву документа (форми);
• дату складання та номер;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• марку та державний номер автомобіля;
• зміст та обсяг господарської операції (наприклад, маршрут поїздки, її мета, показники спідометра на початок та кінець періоду, пробіг у км, фактичні витрати пального у л);
• посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції;
• особистий підпис водія та відповідальної особи.

Періодичність складання 

Подорожні листи не обов'язково складати щодня. Це може бути накопичувальний документ за тиждень, 10 днів або інший період, але не рідше одного разу на місяць. Періодичність складання доцільно закріпити в наказі про документообіг на підприємстві.

Наказ про встановлення норм витрат палива

Для коректного списання палива компанія повинна мати внутрішній наказ, яким затверджені норми витрат палива для кожного автомобіля. За основу можуть бути взяті "Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті", затверджені Наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 №43. Відхилення від норм має бути обґрунтоване (наприклад, складні дорожні умови, перевезення вантажів).

Акт на списання палива

Цей документ узагальнює дані з подорожніх/маршрутних листів за певний період (наприклад, місяць) та фактично списує паливо з балансу.

Акт повинен містити:

• період, за який здійснюється списання.
• інформацію про автомобілі та водіїв.
• обсяг фактично використаного палива (згідно з подорожніми/маршрутними листами).
• обсяг палива, що підлягає списанню за нормами.
• обґрунтування перевитрати (за наявності).
• затвердження керівником підприємства.

Таким чином, акти на списання пального мають складатися на підставі даних, узагальнених із самостійно розроблених подорожніх (маршрутних) листів по кожному автомобілю.

Запобігання трактуванню як особистого використання

Чітке розмежування

Уникайте ситуацій, коли службовий автомобіль використовується у неробочий час або для цілей, не пов'язаних з господарською діяльністю. Якщо таке використання є неминучим (наприклад, роз'їзний характер роботи, що вимагає використання авто для поїздок з дому на роботу), це має бути чітко врегульовано внутрішніми документами компанії (наказами, положеннями) та оподатковуватися відповідним чином.

Контроль за показаннями спідометра

Регулярна фіксація показань спідометра в подорожніх листах дозволяє контролювати пробіг автомобіля.

Системи GPS-моніторингу

Встановлення GPS-трекерів на службові автомобілі може слугувати додатковим, дуже вагомим доказом маршрутів руху, пробігу та часу використання автомобіля, що дозволяє спростувати використання в особистих цілях. Дані з таких систем можуть бути додатком до подорожніх листів.

Політика використання службових автомобілів

Розробіть та затвердіть внутрішній документ (наприклад, "Положення про використання службових автомобілів"), де будуть чітко прописані правила використання транспортних засобів, відповідальність співробітників, порядок оформлення документів, обмеження на особисте використання. Ознайомте з цим документом всіх співробітників під підпис.

Додатково про звіт постачальника

Важливим є той факт, що звіт постачальника про використання палива з вказанням номера картки кожного співробітника є цінним документом, що підтверджує факт отримання палива та його прив'язку до конкретного працівника/автомобіля. Однак цей звіт сам по собі не є підтвердженням використання палива саме в господарській діяльності. Його необхідно доповнювати первинними документами, що фіксують фактичне використання (подорожні/маршрутні листи) та актами списання.

Висновки:

Для підтвердження списання палива на виробничі цілі та уникнення його трактування як використання в особистих цілях, компанії необхідно використовувати комплексну систему документального оформлення, що включає:

1. Розроблені та затверджені форми подорожніх/маршрутних листів, які містять всі необхідні реквізити та інформацію про маршрути, пробіг та мету поїздок;

2. Наказ про встановлення норм витрат палива;

3. Акти списання палива, сформовані на підставі первинних документів;

4. Внутрішнє "Положення про використання службових автомобілів" та, за можливості, дані GPS-моніторингу.