Як відобразити в обліку оплату з корпоративної карти в магазині?

Директор витратив кошти на придбання матеріалів для підприємства

У разі, якщо корпоративною картою оплачувалися витрати не в межах відрядження, авансовий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому працівник завершує виконання цивільно-правових дій за дорученням і за рахунок працедавця.

Відповідно директор надає авансовий звіт у встановлені терміни та підтверджувальні документи про здійснення придбання.

У бухобліку, кошти, що були витрачені працівником з корпоративної картки вважаються такими, що видані під звіт. При цьому відображається бухгалтерське проведення: Дт 372 Кт 313.

Авансовий звіт заповнюється у загальному порядку з додаванням підтвердних документів, які свідчать про придбання ТМЦ – у даному випадку - це буде чек РРО. У реквізиті «Одержано (від кого, № та дата)» зазначається сума, що фактично була сплачена в магазині – адже саме вона і була «одержана»  під звіт. Аналогічна сума зазначається і у реквізиті «Витрачено». Відповідно, залишку чи перевитрати не буде.

Директор витратив кошти на власні потреби

Корпоративний рахунок використовується, відповідно до Інструкції №492, з урахуванням обмежень, встановлених законодавством України. Згідно з п. 8.3 цієї Інструкції, кошти з поточного рахунку юрособи не можуть бути використані за допомогою корпоративної картки для:

• отримання зарплати, інших виплат соціального характеру;
• розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);
• здійснення іноземних інвестицій до України та інвестицій резидентів за її межами.

Також за допомогою корпоративних платіжних карток можуть фінансуватися через довірену особу:

• представницькі витрати (офіційні прийоми, культурні програми);
• витрати на відрядження в Україні і за кордоном (бронювання номерів у готелі, купівля квитків, оренда авто тощо);
• господарські покупки (канцтовари, оргтехніка, меблі, бензин тощо).

Тож, якщо кошти були використані на власні потреби вони повинні бути повернені або на рахунок підприємства, або до каси. Відповідно авансовий звіт в такому випадку не складається. У випадку неповернення коштів у встановлені законодавством строки, застосовуються штрафні санкції як за порушення порядку повернення підзвітних сум, а саме оподаткування таких сум ПДФО та утримання їх із заробітної плати працівника.