Так, акт виконаних робіт, отриманий електронною поштою в архівному файлі з електронним підписом ФОП, може бути підставою для визнання витрат. Для цього він має відповідати вимогам до первинного електронного документа: містити всі обов'язкові реквізити та бути підписаним кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Ваше підприємство також має підписати цей акт своїм КЕП.
Обґрунтування
Юридична сила електронного документа. Електронний документ, створений з дотриманням вимог законодавства, має таку ж юридичну силу, як і його паперовий аналог. Це прямо передбачено ст. 8 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг».
Вимоги до первинного документа. Щоб акт був підставою для бухгалтерського обліку, він повинен мати обов'язкові реквізити первинного документа, визначені у ст. 9 Закону про бухоблік та пп.2.3 Положення №88. До них належать:
- назва документа («Акт виконаних робіт»);
- дата складання;
- назва підприємства (ТОВ) та ПІБ фізичної особи-підприємця (ФОП), від імені яких складено документ;
- зміст, обсяг та одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в операції (в даному випадку — електронний підпис).
Електронний підпис
Для того, щоб електронний документ був прирівняний до власноруч підписаного паперового, він має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Підпункт 2.4 Положення №88 встановлює, що електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
- Дії ФОП: ФОП наклав свій КЕП на акт;
- Дії ТОВ: Для завершення операції уповноважена особа вашого ТОВ (директор тощо) також повинна накласти на цей електронний акт свій КЕП.
Формат та спосіб передачі
Отримання документа в архівному файлі (.zip, .rar тощо) електронною поштою є допустимим способом обміну. Законодавство не встановлює обмежень щодо каналів передачі електронних документів. Головне — цілісність самого документа та наявність на ньому всіх необхідних підписів.
Зберігання
Електронні первинні документи необхідно зберігати в електронному вигляді протягом встановленого законодавством терміну (не менше 1095 днів з дня подання відповідної звітності згідно з пп. 44.3 ПКУ). У разі перевірки ви повинні бути готові надати копії таких документів у паперовій або електронній формі на вимогу контролюючих органів (ч. 6 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
