Акти №КБ-2в та №КБ-3 застосовуються на добровільних засадах та відображають фактичні витрати

Договірні відносини за договором будівельного підряду регулюються, зокрема, ЦКУ та Загальними умовами укладення та виконання договорів підряду в капітальному будівництві, затвердженими постановою КМУ від 01.08.2005 р. №668 (далі — Загальні умови).

Приймання-передача закінчених робіт (об'єкта будівництва) проводиться у порядку, встановленому цими Загальними умовами, іншими нормативними актами та договором підряду (п. 88 Загальних умов). Таким чином, оформлення форм первинних облікових документів у будівництві генпідрядними організаціями у випадку залучення субпідрядних організацій регулюється договором підряду та Загальними умовами.

Свого часу у будівництві для оформлення виконаних будівельних робіт між сторонами використовувалися специфічні форми первинної облікової документації, затверджені наказом №554:

• №КБ-2в "Акт приймання виконаних будівельних робіт";
• №КБ-3 "Довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрати".

Такі форми були типовими та використовувалися усіма зацікавленими будівельними підприємствами і організаціями. Причому нагадаємо, що Наказ №554 не був зареєстрований у Мін'юсті, а отже, не є обов'язковим для застосування.   Про необов'язковість реєстрації будівельних норм та правил, форм звітності, у тому числі щодо державних статистичних спостережень, адміністративних даних та інших, зазначено у пп. "е" п. 5 Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади. Згодом цю помилку було виправлено, і з 19.09.2011 р. типові форми №КБ-2в та №КБ-3 стали примірними (було внесено зміни до Наказу №554).

Такі примірні форми первинних облікових документів у будівництві залишилися складовою частиною Правил визначення вартості будівництва (ДБН Д.1.1-1-2000).

Проте, як зазначає Мінрегіонбуд у листі від 12.01.2012 р. №7/15-488, їх застосування рекомендоване під час взаєморозрахунків за виконані роботи між замовниками та виконавцями робіт з будівництва, що здійснюється за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів, а також коштів державних підприємств, установ та організацій. Хоча відповідні локальні акти міністерств та відомств можуть перетворити такі рекомендації на обов'язкові.

Щодо об'єктів, будівництво яких здійснюється за рахунок інших джерел фінансування, то застосування таких форм обумовлюється лише договором підряду.

Отже, на сьогодні маємо ситуацію, коли будівельні організації зобов'язані оформляти первинні документи одним із вказаних нижче способів:

1) застосовувати ці примірні форми №КБ-2в та №КБ-3, якщо це обумовлено  договором підряду;

2) застосовувати форми №КБ-2в та №КБ-3, у т. ч. дороблені та перероблені, без будь-якої обумовленості у договорі;

3) розробити самостійно форми актів приймання-передачі виконаних підрядних робіт у будівництві.

Такі самостійно розроблені форми мають містити обов'язкові реквізити первинних документів, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік і Положенням про документальне забезпечення записів у бухобліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.

Отже, у первинних документах, що оформлюються для закриття актів виконаних робіт, слід зазначати фактично здійснені витрати, які замовник повинен відшкодувати підряднику.

Нормативи, які закладені у кошторисну програму, не можуть бути підставою для бухобліку фактично понесених витрат.  Отже, підрядник має право відобразити всі витрати у тому періоді, у якому вони були нараховані.

Під час податкової перевірки будуть враховуватись первинні документи, які ведуться та зберігаються підрядником відповідно до ст. 44 ПКУ.