Щодо визнання витрат в бухгалтерському обліку
Згідно з п. 5-7 П(С)БО 16, витрати відображаються в бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань.
Витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.
При цьому витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Але витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.
Підставою для відображення витрат мають бути первинні бухгалтерські документи. Ними за закордонним відрядженням є авансовий звіт працівника і документи, які підтверджують понесені ним витрати (за наявності).
Оскільки витрати були понесені за кордоном, то вимоги щодо складання первинних та розрахункових документів, встановлені законодавством України, на них не поширюються. Однак, як ми зазначали тут, податкова наполягає на їх повному (без винятків) перекладі на українську мову (див. тут).
Але, на нашу думку, оскільки авансовий звіт є первинним документом, він є і підставою для визнання витрат, в разі, якщо він затверджений керівником підприємства. В такому випадку, підприємство бере на себе витрати, зазначені в такому авансовому звіті, списує заборгованість працівника за коштами, наданими йому під звіт (у сумі витрат, зазначених у авансовому звіті), а також бере на себе зобов’язання відшкодувати витрати, які працівник поніс за рахунок власних коштів.
Щоправда, без підтверджуючих документів або наявності прямого зв’язку із метою відрядження, як правило, такі витрати списуються на інші – за субрахунком 949 або 977.
Щодо податкового обліку витрат
На який би рахунок підприємство не віднесло витрати за відрядженням, чинна редакція розділу ІІІ ПКУ не передбачає коригувань за такими витратами. А отже, усі визнані витрати будуть враховані при визначенні об’єкту оподаткування податком на прибуток.
А ось оподаткування таких витрат ПДФО (а отже, і військовим збором) чітко регламентується переліком, встановленим п. 170.9 ПКУ. Саме його і слід аналізувати з метою визначення, чи будуть понесені працівником витрати об’єктом оподаткування, чи ні.
За пп. 170.9.1 ПКУ не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:
- на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
- оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень,
- оплату телефонних розмов,
- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
До оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.
Як бачимо, не оподатковувати витрати працівника з оренди транспорту цілком можливо. Витрати на придбання пального теж можна буде відображати в бухобліку без оподаткування, оскільки вони прямо пов’язані із зазначеною орендою. Єдине питання (для особливо прискіпливих перевіряючих): як саме? Як би такий автомобіль був службовим, можна було б встановити кількість не тільки придбаного, але і використаного пального (і саме використане пальне списати на витрати). Але оскільки йдеться про автомобіль, орендований за кордоном, і перевірити кількість використаного пального можливості ані у роботодавця, ані у перевіряючих немає, на нашу думку, таке придбане пальне можна списати одразу, без оподаткування його вартості ПДФО.
Щодо витрат на таксі, оскільки йдеться про витрати на проїзд за місцем відрядження, якщо такі витрати будуть підтверджені документально, із цим теж не повинно виникнути проблем. Наразі оподатковувати витрати на таксі податківці вимагають тільки з бюджетників, спираючись на норми Інструкції №59, яка на небюджетні підприємства та організації не поширюється.
А ось щодо витрат з оплати працівником семінарів та навчання за кордоном у його роботодавця, в разі прийняття таких витрат на себе, можуть виникнути проблеми.
І справа навіть не в тому, що їх немає у зазначеному вище переліку, а тому суму таких витрат потрібно буде розглядати як додаткове благо працівника, із урахуванням норм пп. 164.5 ПКУ.
Справа в тому, що працівник розрахувався за кордоном в іноземній валюті, а в Україні діє валютний контроль. Який, зокрема, передбачає, що у розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту можуть використовуються як засіб платежу іноземна валюта та грошова одиниця України - гривня. Але такі розрахунки повинні здійснюватися лише через уповноважені банки в порядку, установленому НБУ (ст. 7 Декрету №15-93). Усі виключення для використання готівкової іноземної валюти встановлені Правилами №200, витрат на навчання або участь у семінарах вони не містять.
Коли такі витрати готівково або за допомогою власної платіжної картки несе сама фізособа для себе, проблем не виникає. Але тут йдеться про витрати, які фінансуються резидентом-субєктом господарювання, роботодавцем такої фізособи. А отже, приймаючи на себе такий авансовий звіт, роботодавець стає винним у порушенні валютного законодавства України. Щоб уникнути такої неприємної ситуації, слід оплачувати усі витрати, які не зазначені у переліку, встановленому пп. 170.9.1 ПКУ та Правилами №200, безготівково, шляхом перерахування коштів з рахунку у банку.