Компенсація харчування під час відрядження замість добових - порушення?

На сьогодні в Україні обов’язки роботодавця, який не є бюджетником, щодо працівника, який спрямовується у відрядження, встановлені виключно ст. 121 КЗпП. Цією статтею не передбачено обов’язку фінансувати під час відрядження витрат на харчування працівника. 

Водночас мінімальний або максимальний (або ж взагалі фіксований) розмір добових в такій ситуації законодавством теж не встановлено. Тобто на практиці розмір таких добових може встановлюватися як виходячи з запланованої суми витрат працівника на харчування під час відрядження, так і не враховуючи таку суму. 

Більш того, за нормами пп. 170.9.1 ПКУ, до оподатковуваного доходу відрядженого працівника не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як:

- 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження,

- для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження. 

Також, якщо харчування було включено у вартість проживання в готелі та зазначено у рахунку, то вартість такого харчування не включається до оподаткованого доходу працівника, і не вимагає від не бюджетних підприємств зменшення сум добових. 

Отже, хоча в ст. 121 КЗпП і немає визначення того, що таке добові, контролюючі органи (а наразі це не тільки податківці або Мінфін, а також фахівці з Мінсоцполітики) вважають, що фінансувати харчування працівників під час відрядження роботодавець може саме шляхом виплати їм добових, або, якщо це передбачено правилами проживання в готелі, шляхом оплати такого проживання. 

Якщо виплачувати працівникам певні суми, називаючи їх в наказі про відрядження або в іншому розпорядчому документі на підприємстві не добовими, а саме витратами на харчування, це матиме наступні наслідки: 

- якщо ці виплати надаються замість добових, це порушення ст. 121 КЗпП, яке тягне за собою відповідальність за порушення законодавства з праці (ст. 265 КЗпП, ст. 41 КУпАП);

- якщо ці виплати надаються разом із добовими, це не є порушенням законодавства. 

Але в обох випадках сума таких виплат на харчування, які надаються всупереч пп. 170.9.1 ПКУ, належать до оподаткованого доходу працівника. Оскільки така виплата надається у зв’язку із відрядженням, то вона матиме умовну назву «надміру витрачені на відрядження кошти», відображатиметься в звіті за формою №1ДФ за ознакою доходу 118. Така виплата буде оподатковуватися ПДФО за ставкою 18%  (база нарахування податку визначатиметься за допомогою «натурального» коефіцієнту за п. 164.5 ПКУ) і військовим збором за ставкою 1,5%. ЄСВ на таку суму не нараховується.