Запитання: Підприємство через агентство заплатило безготівковим розрахунком за електронний авіаквиток та проживання у готелі для відрядженого працівника.
Що буде первинними документами для підтвердження витрат на проживання та авіапереліт?
Чи достатньо одного тільки акта виконаних робіт від агентства, чи все ж таки треба конкретні окремі документи про проживання та переліт і які саме?
Повернувшись з відрядження, працівник не надав посадочного талона, а є у наявності лише роздруківка електронного авіаквитка. Наскільки вона може бути виправдувальним документом для відображення витрат на відрядження в обліку підприємства (у частині вартості такого квитка)?
Відповідь: Обов’язок роботодавця профінансувати відрядженому працівнику вартість проїзду від місця роботи до місця відрядження і назад, а також вартість проживання під час відрядження встановлено ст. 121 КЗпП. Однак цією статтею не встановлено, як саме має бути здійснено таке фінансування. Тож на практиці можливі і випадки, які розглядаються у запитанні, коли роботодавець оплачує проїзд і проживання працівника самостійно або через уповноважену особу, зокрема, і через посередницький договір.
А ось як підтвердити понесені при цьому витрати, норми П(С)БО не встановлюють. Тож ми можемо надати тільки власну точку зору щодо цього питання.
Особа, яка працює за посередницьким договором і організовує відрядження, має надати роботодавцю-замовнику звіт про виконання завдання (така вимога встановлена за договорами доручення ст. 1006 ЦКУ, за договором комісії ст. 1022 ЦКУ, і, на нашу думку, витікає з норм ст. 298 ГКУ для агентських договорів). Форми такого звіту на сьогодні не встановлено. Отже, він має надаватися у формі, узгодженій сторонами договору (таке узгодження може міститися як в самому договорі, так і в додатках до нього). Якщо форма звіту не була узгоджена сторонами договору, то виконавець надає звіт у довільній формі, тож є ризик не отримання від виконавця усіх документів, про які раптом «згадає» замовник.
Немає і вимог в законодавстві щодо документів, які виконавець повинен надати разом із таким звітом (те саме стосується і форми та вигляду таких документів, якщо вони надаватимуться). Звісно, для замовника краще отримати не тільки звіт, у якому будуть зазначені понесені виконавцем витрати та укладені ним угоди (здійснені цивільно-правові дії), а й копії документів, які їх підтверджують. А у випадку, якщо ці документи було укладено від імені замовника, то слід отримати і їх оригінали. Але передача копій від виконавця відбудеться лише в тому випадку, якщо сторони дійшли згоди з цього питання. Якщо це не було передбачено договором, виконавець не зобов’язаний надавати такі копії, від нього достатньо лише звіту. Вимагати передачу оригіналів документів, які складалися від імені виконавця, замовник взагалі не має права, адже ці документи є первинними документами агентства, на підставі яких воно веде власний бухгалтерський та податковий облік.
Що стосується працівника, то в разі, якщо він не отримував кошти на відрядження під звіт на проїзд і проживання, він не зобов’язаний за них звітувати. Але справа в тому, що, оплачений авіаквиток є грошовим документом в розумінні вітчизняного законодавства. І хоча його передача працівникові не оформлювалася видатковим касовим ордером, як це мало б бути в ситуації із паперовим авіаквитком, саме йому надавалася можливість скористатися таким перелітом. Таким чином, на нашу думку, він має додати до авансового звіту документ про те, що авіаквиток було використано за призначенням. Таким документом, згідно пп. 170.9.1 ПКУ, є посадковий талон (див. також лист Мінфіну від 19.12.2013 р. №31-07230-16-10/36949). Якщо працівник не надає оригіналу посадкового талону, роздруківка електронного авіаквитка його не замінить.
Те саме стосується і проживання в готелі. Для списання витрат на відрядження мало оплатити проживання, потрібно довести, що послуги з проживання були надані (причому саме відрядженому працівнику). Отже, на нашу думку, працівник має додати документ від готелю про факт свого проживання (рахунок тощо).
При цьому, оскільки як авіаквиток, так і номер в готелі оплачувалися на конкретного працівника (і це буде видно навіть з документів про організацію відрядження, наданих агентством), якщо працівник не надасть документів про те, що він скористався цими послугами саме під час відрядження, або не надасть документів, наприклад, про повернення такого авіаквитка, то, на нашу думку, вартість такого проїзду та проживання стане для працівника оподаткованим ПДФО доходом (за п. 170.9 та п. 164.5 ПКУ). А відтак, сума такого доходу буде оподатковуватися і військовим збором.