Борг за підзвітними коштами понад 365 днів не є поворотною фіндопомогою

Щодо поворотної фінансової допомоги, то згідно з пп. 14.1.257 п. 14.1 ПКУ поворотна фінансова допомога - сума коштів, що надійшла платнику податків у користування за договором, який не передбачає нарахування процентів або надання інших видів компенсацій у вигляді плати за користування такими коштами, та є обов'язковою до повернення.

За висновком, наведеним в Узагальнюючий податковій консультації щодо податкового обліку поворотної фінансової допомоги, затвердженій Наказом Міндоходів від 01.07.2014 року №367, дійсно, якщо поворотна фінансова допомога, внесена засновником/учасником (в тому числі нерезидентом), залишилась не поверненою після 365 календарних днів з дня її отримання, така допомога підлягає оподаткуванню за загальновстановленими правилами оподаткування такої операції, в залежності від статусу її надавача.

Водночас, йдеться про повернення коштів працівникові, який витратив власні кошти на господарські потреби, про що складений авансовий звіт.

Тож, слід говорити не про поворотну фінансову допомогу (кошти), надану підприємству за відповідним договором на розрахунковий рахунок чи в касу підприємства, а про виконання доручення працівником, витрати за яким відшкодовує підприємство. Причому, в даному випадку немає значення про якого працівника йдеться — керівника чи іншу особу, що працює за трудовим договором.

Відносини між роботодавцем і працівником, під час яких працівник від імені підприємства за готівку чи із застосуванням платіжної картки здійснює закупівлю товарів (робіт, послуг) із наступним поданням Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, є відносинами представництва (з укладенням відповідного договору чи без такого). 

Відповідно до статті 1007 ЦКУ, довіритель за договором доручення зобов'язаний, якщо інше не встановлено договором, забезпечити повіреного засобами, необхідними для виконання доручення, та відшкодувати повіреному витрати, пов'язані з виконанням доручення. 

Спеціального порядку та строків відшкодування цих коштів законодавство не містить. 

Тому, на нашу думку, підприємство зобов'язане відшкодувати працівникові суми, витрачені ним на придбання товарів, робіт, послуг, якщо таке придбання було здійснене за дорученням підприємства (або в подальшому ним схвалено — ми говоримо про Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений підриємством).

Але, до таких вимог застосовуватиметься загальний строк позовної давності — три роки. Враховуючи приписи ч.2 ст. 530 ЦК України цей термін починає спливати після закінчення семиденного терміну після предявлення працівником вимоги про повернення коштів поданим ним за авансовим звітом.

Відзначимо, що Міндоходів у базі податкових знань “ЗІР” підкатегорія 109.14 вказує на те, що питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань відносяться до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником та регулюються Цивільним кодексом України. Нормами ПКУ та Положення №637 не регулюються зазначені питання та не відносяться до компетенції державної податкової служби. 

Додатково можно ознайомитись з висновком ВАСУ в ухвалі від 18.02.2014 р. №К/800/10793/13 на сайті Єдиного державного реєстру судових рішень