Для оформлення та обліку пального, що знаходилося в баку автомобіля під час його передачі за договором позички, необхідно відобразити його як безоплатно отриманий актив. Це дозволить підприємству законно списувати пальне на витрати під час експлуатації авто.
Коротко
Пальне в баку на момент отримання авто обліковується як безоплатно отримані запаси: Дт 203 Кт 718 за ринковою вартістю. Списання проводиться на підставі самостійно розроблених подорожніх листів згідно із затвердженими на підприємстві нормами. Податкового кредиту з ПДВ не виникає.
Обґрунтування та алгоритм дій
1. Документальне оформлення
Оскільки з 28 серпня 2025 року Господарський кодекс України втратив чинність, договір позички регулюється виключно ст. 827–836 ЦКУ.
Акт приймання-передачі
У ньому обов'язково фіксується кількість пального в баку в літрах на момент передачі. Це є підставою для оприбуткування пального.
Наказ по підприємству
Необхідно видати наказ про використання автомобіля в господарській діяльності, закріпити його за водієм та затвердити норми витрат пального. Оскільки державні норми скасовані, підприємство розробляє власні економічно обґрунтовані норми.
Подорожній лист
Для підтвердження зв'язку з господарською діяльністю та фактичного списання пального використовується подорожній (або маршрутний) лист власної форми. Він має містити обов'язкові реквізити: маршрут, показники спідометра, залишки пального при виїзді/поверненні ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
2. Бухгалтерський облік
Оприбуткування
Оскільки за пальне не сплачуються кошти, воно вважається безоплатно отриманим. Комісія підприємства встановлює його справедливу (ринкову) вартість.
- Дт 203 «Паливо» — Кт 718 «Дохід від безоплатно одержаних оборотних активів».
Списання
На підставі подорожніх листів пальне списується на витрати залежно від мети поїздки:
- Дт 92 (адмін), 93 (збут), 23 (виробництво) — Кт 203.
3. Податкові наслідки
Податок на прибуток
Операція відображається за правилами бухгалтерського обліку. Дохід від отримання (Кт 718) нівелюється витратами при списанні (Дт 92/93/23), тому вплив на фінансовий результат є нейтральним.
ПДВ
Оскільки пальне отримано безоплатно без отримання податкової накладної, право на податковий кредит відсутнє. При списанні такого пального в межах норм господарської діяльності компенсуючі зобов'язання за п. 198.5 ПКУ не нараховуються (бо не було кредиту).
ПДФО та Військовий збір
При отриманні пального від директора доходу у нього не виникає. Однак, якщо при поверненні автомобіля в баку залишиться більше пального, ніж було на початку, різниця може бути розцінена як додаткове благо директора. У такому разі підприємство має утримати ПДФО (18% з наткоефіцієнтом 1,21951) та військовий збір (5% без коефіцієнта). Детальніше про цей аспект можна почитати в консультації «Списання пального в баку орендованого авто при поверненні фізособі у 2026 році: документи, бухоблік та ПДФО».
Акцизний податок
Передача автомобіля з пальним у баку не вважається реалізацією пального, а паливний бак не є акцизним складом, тому обов'язків щодо акцизу не виникає.
Важливий нюанс при поверненні
Якщо ви плануєте повертати автомобіль з такою ж кількістю пального, як і отримали, доцільно зафіксувати це в акті повернення. Якщо пального буде менше — це витрати підприємства. Якщо більше — це можна розглядати як дохід (додаткове благо) директора, що підлягає оподаткуванню. Детальніше про це вище.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
