Особливості документального оформлення та відображення в обліку отримання благодійної допомоги

Правова природа допомоги: гуманітарна чи благодійна

Для цілей обліку та оподаткування важливо коректно визначити статус отриманих матеріалів.

Відповідно до п. 5 ст. 1 Закону №1192-XIV «Про гуманітарну допомогу», отримувачами гуманітарної допомоги є, зокрема, неприбуткові державні та комунальні підприємства, установи та організації, а також інші суб’єкти, прямо визначені цією нормою. Тобто комунальне підприємство потенційно може бути отримувачем гуманітарної допомоги.

Водночас ключовим є не лише статус отримувача, а й наявність належного оформлення допомоги як гуманітарної. Така допомога повинна бути визнана гуманітарною у встановленому порядку (через відповідне рішення або в межах процедур, що діють під час воєнного стану), а також супроводжуватися відповідними документами.

У наведеній ситуації матеріали отримані:

• від благодійної організації;
• від виконавчого комітету за актами передачі;
• при цьому відсутня інформація про їх формалізоване визнання гуманітарною допомогою.

З урахуванням цього, на думку консультанта, більш обґрунтовано розглядати такі надходження як благодійну (цільову) допомогу, а не гуманітарну.

Водночас це є оціночним судженням. Якщо існує окреме рішення (наприклад, на рівні КМУ або уповноваженого органу) про визнання таких матеріалів гуманітарною допомогою, або підприємство включене до системи отримувачів гуманітарної допомоги, то вона буде розглядатися як гуманітарна.

Звертаємо увагу, що отримана допомога має цільовий характер, а отже, як правило, надавач визначає умови та порядок її використання. У зв’язку з цим доцільно проаналізувати документи, на підставі яких така допомога була надана (акти, листи, рішення, договори тощо), на предмет встановлених обмежень або вимог щодо її використання. Особливу увагу слід приділити тому, чи передбачена можливість передачі отриманих матеріалів іншим набувачам, оскільки за відсутності такого дозволу відповідні дії можуть бути розцінені як нецільове використання.

Отримання матеріалів: документування та оприбуткування

Відповідно до п. 44.1 ПКУ та ст. 9 Закону №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», господарські операції підлягають відображенню в обліку на підставі первинних документів, які повинні містити обов’язкові реквізити.

У випадку безоплатного отримання матеріалів такими документами є:

• акт приймання-передачі (від благодійної організації та виконавчого комітету), який підтверджує факт передачі майна;
• рішення або розпорядчий документ (наказ керівника) про прийняття допомоги та створення комісії;
• за наявності — рішення виконавчого комітету про передачу матеріальних цінностей.

Якщо в актах приймання-передачі не зазначена вартість матеріалів, підприємство зобов’язане визначити її самостійно.

Оцінка матеріалів

Відповідно до п. 9 НП(С)БО 9 запаси, отримані безоплатно, зараховуються на баланс за справедливою вартістю на дату їх отримання.

Справедлива вартість визначається:

• комісією підприємства (на підставі ринкових цін, комерційних пропозицій тощо);
• або за участю незалежного оцінювача (за потреби).

Рішення комісії доцільно оформити окремим актом або протоколом, що буде додатковим обґрунтуванням вартості для контролюючих органів.

Відображення в бухгалтерському обліку

З урахуванням того, що матеріали отримані безоплатно та мають цільовий характер, їх доцільно обліковувати як цільове фінансування.

Відповідно до п. 17–18 НП(С)БО 15, кошти або активи цільового фінансування не визнаються доходом у момент отримання, а визнаються доходом у періоді, коли понесені відповідні витрати.

На дату отримання матеріалів здійснюється проведення: Дт 201 Кт 48.

Цим записом:

• матеріали визнаються активом підприємства;
• одночасно відображається джерело їх надходження — цільове фінансування.

Таким чином, на етапі отримання матеріалів ключовим є належне оформлення первинних документів та обґрунтування їх справедливої вартості, що забезпечує правомірність відображення в обліку та мінімізує податкові ризики.

Використання матеріалів отримувачем фінансування

Матеріали, використані для ремонту житлових будинків, повинні бути належно підтверджені первинними документами, що обґрунтовують як сам факт пошкоджень, так і їх усунення.

Спочатку складаються дефектні акти, на підставі яких формуються кошториси або відомості ресурсів. Далі керівник видає наказ на проведення ремонтних робіт. Безпосереднє використання матеріалів оформлюється актами списання  із зазначенням конкретних об’єктів (адрес).

В обліку витрати на поточний ремонт відображаються одночасно з визнанням доходу від цільового фінансування:

• Дт 23 (91, 949) Кт 201 — списано використані матеріали;
• Дт 48 Кт 718 — визнано дохід на суму понесених витрат.

Якщо ж виконані роботи призводять до поліпшення об’єкта, витрати спочатку накопичуються як капітальні інвестиції:

• Дт 15 Кт 66, 65, 20 — відображено витрати на поліпшення (матеріали, оплата праці, ЄСВ);
• Дт 10 Кт 15 — збільшено первісну вартість об’єкта основних засобів.

Надалі такі витрати амортизуються:

• Дт 23, 92 тощо Кт 13 — нарахування амортизації;
• Дт 48 Кт 745 — визнання доходу у сумі нарахованої амортизації.

Таким чином, у підприємства доходи рівні витратам щодо даного цільового фінансування.

Передача матеріалів іншим установам

Передача матеріалів іншим комунальним підприємствам або бюджетним установам повинна бути належним чином документально оформлена, оскільки така операція є безоплатною передачею активів і потребує підтвердження її реальності та цільового характеру.

Передусім ініціатива передачі, як правило, оформлюється листом-запитом від отримувача (іншого КП, лікарні, школи тощо), у якому зазначається потреба у матеріалах для проведення відновлювальних робіт. Такий документ підтверджує обґрунтованість передачі.

На підставі цього листа керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про передачу матеріалів, у якому визначаються:

• отримувач допомоги;
• перелік і кількість матеріалів;
• цільове призначення (доцільно зазначати: «для ліквідації наслідків збройної агресії», «для відновлювальних робіт»).

Факт передачі безпосередньо оформлюється актом приймання-передачі між сторонами. Саме цей документ є первинним для списання матеріалів з балансу відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік та п. 44.1 ПКУ.

У бухгалтерському обліку така операція відображається як вибуття запасів та одночасне визнання доходу від цільового фінансування.

Списання матеріалів, переданих безоплатно, відображається проведенням:

• Дт 949 Кт 201 — передано матеріали як інші витрати операційної діяльності.
• Оскільки матеріали були отримані як цільове фінансування, одночасно визнається дохід у сумі переданих матеріалів: Дт 48 Кт 718 — визнано дохід.

Висновки

1. Класифікація допомоги впливає на звітність, але обліковий підхід є подібним

Незважаючи на можливість віднесення допомоги до гуманітарної або благодійної, загальний підхід до бухгалтерського обліку таких операцій є подібним (зокрема, через механізм цільового фінансування). За відсутності підтвердження статусу гуманітарної допомоги отримані матеріали обґрунтовано розглядати як благодійну (цільову) допомогу.

2. Документування та оцінка матеріалів є ключовими для правомірного обліку

Отримання, оприбуткування та використання матеріалів повинні підтверджуватися належними первинними документами. Якщо вартість матеріалів не визначена в документах передачі, підприємство зобов’язане самостійно визначити їх справедливу вартість із відповідним документальним обґрунтуванням. Це забезпечує коректність бухгалтерського обліку та знижує ризики під час перевірок.

3.  Цільовий характер допомоги зумовлює вимоги до використання та контролю

Матеріали повинні використовуватися виключно за визначеним цільовим призначенням, що має бути підтверджено відповідними первинними документами (дефектні акти, кошториси, акти списання тощо). У бухгалтерському обліку дохід визнається лише в межах понесених витрат. Враховуючи цільовий характер допомоги, доцільно також передбачати отримання звіту про її використання та мати документальне підтвердження права підприємства здійснювати такі операції.