Ситуація, коли орендодавець встановлює «єдиний розрахунковий період» на стику років, створює ілюзію, що і витрати можна показати одним документом у наступному році. Проте правила бухгалтерського обліку диктують зовсім інший підхід.
В якому звітному періоді відображати витрати?
Згідно з ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік, основним правилом є відображення операцій у тому періоді, в якому вони фактично здійснені. Попри те, що орендодавець надав акт лише від 31.01.2026 р., підприємство не має права чекати цієї дати, щоб визнати витрати за 2025 рік.
І ось чому:
- витрати мають бути визнані в періодах користування приміщенням. Оскільки ваш магазин працював у липні, серпні, вересні тощо 2025 року, ці витрати мають потрапити до звітності за відповідні квартали 2025 року;
- орендар повинен визнавати витрати на прямолінійній основі протягом строку оренди (НП(С)БО 14). Це означає, що загальну суму за офертою (26.07.2025 – 31.01.2026 рр.) потрібно розподілити пропорційно місяцям оренди;
- відсутність акта — не завада. Якщо на дату балансу (наприклад, 30.09.2025 або 31.12.2025 р.) у вас немає акта від орендодавця, ви маєте скласти внутрішній первинний документ (самоакт). Це може бути бухгалтерська довідка, що містить усі необхідні реквізити. Це дозволить вам законно включити оренду до витрат поточного звітного періоду.
Отже, витрати відображаються щомісячно (або як мінімум — на кожну дату балансу/квартально) протягом усього періоду оренди, починаючи з 26.07.2025 р.
Який рахунок застосувати: 93 чи 44?
Тут відповідь однозначна: тільки рахунок 93 «Витрати на збут».
Чому не 441? Рахунок 441 «Нерозподілений прибуток» використовується для виправлення помилок минулих років або розподілу прибутку (дивіденди тощо). Оренда магазину для роздрібної торгівлі — це поточні операційні витрати. Якщо ви помилково «забудете» нарахувати оренду в 2025 році і захочете відобразити її лише у 2026-му, вам доведеться коригувати сальдо на 441 рахунку, але це буде саме виправленням помилки, а не правильною методологією обліку.
Чому саме 93? Оскільки приміщення використовується для магазину (роздрібна торгівля), то згідно з П(С)БО 16 «Витрати», витрати на утримання точок продажу належать до витрат на збут.
Резюме для вашої ситуації:
- Розподіліть суму: Візьміть загальну суму за офертою та розрахуйте вартість оренди/послуг за кожен місяць 2025 року;
- Нарахуйте витрати: Щомісячно або щоквартально робіть запис: Дт 93 — Кт 631 (або 685) на підставі бухгалтерської довідки (самоакта). Якщо ж розподілу не було, то виправлення помилки через рахунок 44;
- ПДВ: Тут будьте обережні. Вірогідніше всього ДПС також не визнає акт за період. Тому орендодавцю потрібно буде все ж визнати ПЗ за кожен місяць оренди;
- Комунальні послуги: Аналогічно ситуації з орендою. Адже фактично витрати визначаються кожного місяця.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 139 грн/міс
Передплатити