Організація належного зберігання фінансової та облікової документації є законодавчим обов'язком кожної юридичної особи. Відповідно до вимог статей 1 та 32 Закону від 24.12.1993 №3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи», підприємства зобов'язані мати систематизований перелік найменувань справ із визначенням строків їх зберігання — номенклатуру справ. Бухгалтерія, як ключовий структурний підрозділ, генерує значний масив первинних документів, регістрів та звітності, тому формування окремої номенклатури для неї є базовим етапом діловодства.
Процедура розроблення та відповідальні особи
Процес ініціюється наказом керівника підприємства, яким призначаються особи, відповідальні за діловодство у кожному підрозділі. Безпосереднє складання проєкту номенклатури бухгалтерської служби здійснює уповноважений працівник бухгалтерії. Згідно з пунктом 8 глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5, готовий документ підписує керівник бухгалтерської служби (головний бухгалтер). Після цього проєкт обов'язково візується посадовою особою, яка відповідає за архів підприємства. Окремому затвердженню керівником номенклатура підрозділу не підлягає, оскільки вона згодом інтегрується до зведеної номенклатури справ усієї юридичної особи.
Строки складання та відповідальність
Нормативні вимоги Правил №1000/5 встановлюють граничний термін розроблення номенклатури на наступний рік — не пізніше 15 листопада поточного року. Тобто документ на 2027 рік має бути підготовлений до 15 листопада 2026 року. Варто зазначити, що чинне законодавство не містить прямих штрафних санкцій за недотримання саме цієї дати підготовки. Ключовою вимогою є повна готовність та введення в дію затвердженої зведеної номенклатури підприємства станом на 1 січня 2027 року.
Алгоритм оформлення та визначення строків зберігання
Номенклатура бухгалтерії формується у трьох ідентичних примірниках: перший залишається у підрозділі як еталонний, другий передається службі діловодства для формування зведеного документа, третій слугує робочим інструментом для поточного формування справ та пошуку документів.
Документ оформлюється у вигляді таблиці з п'яти граф (відповідно до додатка 11 до Правил №1000/5):
- Індекс справи (складається з коду підрозділу за штатним розписом та порядкового номера справи);
- Заголовок справи (чітке формулювання виду документів, автора, змісту та періоду створення);
- Кількість справ (заповнюється наприкінці року за фактом утворених томів);
- Строк зберігання справи та номери статей за нормативним переліком;
- Примітки (відмітки про перехідні справи, передання до архіву тощо).
Для коректного заповнення четвертої графи (строки зберігання) необхідно обов'язково використовувати Перелік типових документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5. Цей нормативний акт є базовим для проведення експертизи цінності документів. Якщо у справі підшиваються виключно копії, строк їх зберігання не встановлюється, а в графі зазначається «Доки не мине потреба» або «До заміни новими» без посилання на статті Переліку №578/5.
Завершення діловодного року
Наприкінці діловодного року номенклатура підлягає обов'язковому закриттю. Для цього складається підсумковий запис, у якому фіксується фактична кількість заведених справ із розподілом на категорії (постійного, тривалого та тимчасового зберігання). Цей запис підписує відповідальний працівник бухгалтерії та передає підсумкові відомості до загальної служби діловодства підприємства.
Читайте також: Номенклатура справ бухгалтерії на 2027 рік: як її розробити до 15 листопада 2026 р. за Правилами №1000/5
Висновки
- Складання номенклатури справ є обов'язковою вимогою для юридичних осіб, а підготовка цього документа для бухгалтерської служби на наступний рік має бути завершена до 15 листопада поточного року;
- Проєкт номенклатури підрозділу підписується головним бухгалтером, погоджується відповідальним за архів та складається у трьох примірниках без необхідності окремого затвердження керівником підприємства;
- Визначення періодів зберігання фінансової документації здійснюється виключно на підставі Переліку №578/5, а по завершенню діловодного року документ обов'язково закривається підсумковим записом про фактичну кількість сформованих справ.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до повного тексту цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Ще не передплатник, проте теж хочете скористатись такою можливістю?
Оформіть пакет «Мій асистент» усього за 199 грн/міс або спробуйте безкоштовну передплату на 14 днів прямо зараз
