Чи можна залучити фахівця найнятого за цивільно-правовим договором при списанні ОЗ?

Списання основних засобів неприбутковою організацією регулюється загальними нормами бухобліку, зокрема, НП(С)БО 7 та Методичними рекомендаціями №561.

Відповідно до п. 42 Методичних рекомендацій №561, для визначення непридатності основних засобів до використання, можливості їх використання іншими підприємствами, організаціями та установами, неефективності або недоцільності їх поліпшення (ремонту, модернізації тощо) та оформлення відповідних первинних документів керівником підприємства створюється комісія.

При цьому Мінфін у своєму листі від 27.05.2014 р. №31-08410-07-29/12918 зазначає:

«Оскільки методичні рекомендації не містять вимог до складу зазначеної постійно діючої комісії, керівник підприємства може у відповідному розпорядчому документі затвердити постійно діючу комісію у складі однієї особи або включити до комісії фахівців, найнятих за цивільно-правовим договором».

Отже, законодавство не забороняє залучати сторонніх фахівців до роботи комісії зі списання.

Ключові моменти:

• з фахівцем варто укласти цивільно-правовий договір на надання послуг з технічного огляду та надання експертного висновку;
• якщо фахівець не ФОП, то потрібно буде утримати ПДФО, ВЗ та нарахувати ЄСВ;
• у наказі про створення комісії потрібно зазначити: «...із залученням фахівця з інформаційних технологій [ПІБ] (за згодою)».

Алгоритм списання:

Крок 1. Наказ про створення комісії. Директор видає наказ про створення постійно діючої комісії для визначення непридатності майна;

Склад комісії:  голова комісії (директор), члени комісії (бухгалтер та залучений фахівець);

Крок 2. Технічний огляд та складання акту обстеження. Комісія оглядає кондиціонер. Фахівець (системний адміністратор) надає свій висновок щодо технічного стану (чому техніка не працює і чому її неможливо або недоцільно ремонтувати);

Крок 3. Складання акту на списання;

Можна використати типову форму №ОЗ-3 «Акт про списання основних засобів», яка втрати чинність або самостійно розроблену форму, що містить всі обов'язкові реквізити первинного документа з урахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік.

Крок 4. Наказ про списання.

На підставі акту комісії директор видає наказ про безпосереднє списання об’єкта з балансу.

Приклад формулювань для висновку комісії

Висновок має містити дві складові: технічний стан та економічну недоцільність ремонту:

• якщо кондиціонер зламаний: «В результаті технічного огляду кондиціонера [Марка/Модель, інвентарний номер] встановлено повний вихід з ладу компресора та значну корозію теплообмінника. Технічне відновлення (ремонт) неможливе через відсутність комплектуючих частин до даної застарілої моделі. Подальша експлуатація за призначенням неможлива. Рекомендується списати у зв’язку з технічною непридатністю»;
• якщо кондиціонер дуже старий і працює погано: «Об’єкт перебуває у незадовільному стані, морально застарілий та фізично зношений. Енергоспоживання перевищує встановлені норми, а вартість необхідного капітального ремонту та заправки холодоагентом становить понад 80% вартості нового аналогічного обладнання. Подальше використання є економічно недоцільним. Рекомендується списати з балансу у зв'язку з фізичним та моральним зносом».

Важливі нюанси для неприбуткової організації

Списання має бути обґрунтованим, щоб податкова не розцінила це як «розподіл активів» або використання не за цільовим призначенням. Обов'язково зафіксуйте в акті, що об'єкт не підлягає подальшому використанню.

Металобрухт та утилізація:

• Кондиціонер містить кольорові метали та плати: Після розбирання ви маєте оприбуткувати запчастини або металобрухт (якщо вони мають цінність);
• Кондиціонери містять фреон (холодоагент): Тому неприбутковій організації доцільно здати його спеціалізованій фірмі на утилізацію. Для невеликих організацій часто пишуть в акті: «Об'єкт підлягає демонтажу та повній утилізації. У зв'язку з повною корозією та відсутністю цінних вузлів, придатних для подальшого використання, відходи підлягають вивезенню як побутове сміття» (але це менш безпечний варіант з точки зору екології).

Висновок:

Списання основних засобів у неприбутковій організації здійснюється за загальними правилами бухгалтерського обліку відповідно до НП(С)БО 7 та Методичних рекомендацій №561. Законодавство дозволяє створювати комісію навіть у складі однієї особи та залучати сторонніх фахівців на підставі цивільно-правового договору. Ключовим є належне документальне оформлення, обґрунтування технічної непридатності та економічної недоцільності ремонту, а також фіксація неможливості подальшого використання об’єкта.